Ovlivnit náklady

Vlastnosti IS z této skupiny kategorií podpory umožňují pomocí IS snížit náklady a některé z nich jsou obvykle požadovány při uplatnění konkurenční strategie nízkých nákladů.

Přispět ke snížení vlastních nákladů

Jde o to, aby IS podpořil snížení vlastních nákladů pomocí:

• analýzy nákladové struktury a identifikaci těch nákladů, které jsou ve skutečnosti nadbytečné,
• odstraněním nebo alespoň snížením nadbytečných nákladů. Snížení nadbytečných nákladů lze v principu dosáhnout buď úsporou pracovní síly nebo jiných nákladů.Úsporu pracovní síly lze pomocí IS podpořit zejména urychlením transakcí, snížením jejich počtu nebo snížením podílu lidské práce na transakci. Úsporu jiných nákladů lze pomocí IS podpořit zejména přesnou a detailní evidencí míst možného vzniku nadbytečných nákladů se signalizací “nebezpečí” (tj., že nastaly podmínky, které vytváří předpoklad pro jejich vznik).

IS Bílý Motýl podporuje snížení vlastních nákladů následujícími způsoby:

• V analytické části IS je umožněno sledovat a analyzovat strukturu nákladů ze tří rovin současně, například dle segmentu trhu nebo dle vlastních organizačních útvarů nebo dle věcné struktury. K detailní identifikaci nadbytečných nákladů je určena též funkce “data mining” v IS Bílý Motýl nazývaná Slovník dat.
• Nákladová kalkulace dále umožní stanovit minimální prodejní cenu tak, aby nedocházelo prodejem ke ztrátě, ale naopak bylo možno ještě využít nízké ceny jako konkurenční výhody. Takovýto způsob kalkulace je mimo jiné umožněn rozdělením prodejní ceny artiklu na vlastní zboží a jiné náklady.
• Díky automatizovanému sestavení analytických výkazů pomocí jejich předdefinování umožňuje IS úsporu práce i při analýze a vyplňování výkazů, resp. lze získat větší časový prostor na analytické zpracování při stejném počtu pracovníků. Takto lze například sestavovat výkaz zisků a ztrát, bilanci, daňové přiznání DPH, rozličné manažerské a statistické výkazy se strukturou obchodů, odvedené práce, ..., a ty následně analyzovat on line pomocí integrace s tabulkovým procesorem Excel.
• Ušetří mzdové náklady pracovníků v obchodě, ve skladu, v administrativě i v jiných odděleních díky automatizované transformaci operací v rámci procesu. Takto lze v IS BM nastavit například automatizované vystavování dodacích listů a faktur z objednávek, automatizované účtování z prvotních dokladů, automatizované zpracování úhrad na základě očekávaných plateb apod. Tyto nástroje automatizace jsou uživatelsky nastavitelné dle konkrétních potřeb.
• Podobnou úsporu zajišťují i šablony, které uživateli automatizovaně předplní vystavované či přijaté doklady obvyklými údaji uvedenými v definici šablony. Doklady zařazené na základě šablony obvykle zahajují proces, tj. transformací se z nich odvozují další doklady.
• Urychlení skladové či obchodní transakce na základě přesného umístění materiálu do skladových buněk nebo užití čárového kódu nebo sledování artiklu dle výrobních čísel sníží potřebu lidské práce ve skladu a obchodu.
• Na základě analýzy obratu zboží je možno definovat minimální a maximální skladované  množství . Vychýlení z tohoto intervalu IS signalizuje. Takováto podpora od IS umožňuje zmenšení skladových prostor i peněz “schovaných” do objemu zásob.
• Pravidelné provádění funkcí v IS pro inventarizaci skladu spolu s přístupovými právy k jednotlivým skladům zabrání ztrátám nebo zpronevěře, resp. umožní je včas odhalit a realizovat nápravná opatření. K inventarizaci je možno využít i označení skladovaného artiklu čárovým kódem.
• Znalost data nákupu a data trvanlivosti (volná karta s výběrem) zabrání znehodnocení zásob, které mají omezenou trvanlivost či možnou dobu použití.
• Přesná znalost stavu pohledávek s blokací prodejů dlužníkům sníží společně s dalšími nástroji pro vymáhání (upomínky, penále, ...) objem peněz u klientů, a tím i finanční náklady.
• Snížení finančních nákladů podporují i nástroje jako zavedení zálohy nebo platby v hotovosti do standardního obchodního procesu, a to i s možností automatizovaného dobropisu při platbě v termínu.
• Zejména v obchodní činnosti sníží spotřebu lidské práce  standardizace dokumentů  jako je například smlouva, obchodní nabídka či dopis, díky integraci s textovým editorem MS WORD. Integrace spočívá v jeho spuštění on-line, a to i se “šablonou” a s možností vložení dat formou “hromadné korespondence” (např. adresa, IČO, oslovení apod.).

Přispět ke snížení nákladů ostatních v obchodním řetězci

Jde o to, aby IS podpořil snížení nákladů nikoliv jen vlastních, ale zejména partnerů (obvykle dodavatel nebo odběratel) při nákupech a prodejích nebo obchodních aktivitách s nimi souvisejícími, které se trvale opakují, tj. jedná se o zavedené nikoli náhodné dodavatelsko odběratelské vztahy (CRM). Obvykle je tato podpora postavena na elektronické výměně dat nebo na sdílení IS více subjekty nebo na specifickém chování vůči konkrétnímu partnerovi. Mnohdy musí být tato podpora doprovázena i organizačními změnami na obou partnerských stranách a jejich smluvními vztahy. Informační systém Bílý Motýl podporuje snížení těchto nákladů v elektronické výměně dat následujícími způsoby:

• Respektuje obecné komunikační standardy existují-li nebo vznik nových včetně jejich změn díky možnosti jejich uživatelského nastavení.
• Umožňuje elektronickou výměnu informací (dokladů) mezi různými partnerskými společnostmi pomocí importů dat od dodavatelů nebo exportů dat odběratelům, příkladem je výměna dokladů jako jsou objednávky, dodací listy, příkaz k úhradě, výpis o změnách na bankovním účtu z banky apod.
• Podobně umožňuje připravit pro partnery a elektronicky jim rozesílat (například pomocí internetu) rozličné informační přehledy, příkladem je stav disponibilního artiklu odběratelům, plán nákupů dodavatelům, přehled volných pracovních míst.
• Umožňuje export rozličných výkazů v elektronické formě například i ve formátu tabulky Excel nebo HTML institucím (e-goverment), které je požadují a jsou též schopné elektronicky komunikovat, příkladem mohou být daňová hlášení na finanční úřady, výkazy pro banky nebo statistické úřady.

Ve sdílení informačního systému podporuje snížení nákladů následujícími způsoby:

• Zřejmě nejefektnější je možnost sdílení obchodně produkčních procesů v jednom IS více právnickými osobami s využitím automatizovaných transformací mezi jednotlivými operacemi. Příkladem je: Dodavatelem vystavený dodací list nebo faktura se automatizovaně transformuje na přijatý dodací list nebo fakturu odběratelem. V takovémto případě lze mnohdy sdílení IS dotáhnout až na outsourcing informační technologie a souvisejících služeb v rámci obchodního řetězce se společnou kvalifikovanou pracovní silou. Nástrojem pro oddělení společností v analytické části IS je organizační selektor.
• Umožňuje vzdálený přístup dodavatele či odběratele pomocí modemu do IS, resp. jen do jeho části zpřístupněné na základě přiděleného přístupového práva, příkladem je prohlížení stavu zboží v určitém skladu a jeho ceníku odběratelem, kontrola stavu rozpracovanosti zakázky zadavatelem, kontrola realizace povinného servisu u odběratele, ale i přímé zařazení poptávky nebo objednávky, apod.
• Umožňuje poskytnout určitou část IS (vybrané komponenty) dodavateli, odběrateli či jinému partnerovi do místa jeho sídla s následnou replikací údajů do jednoho centra, což například umožní standardní a kvalitní obsluhu všech zákazníků všemi distributory s rychlou informací o poptávce, objednávkách, dodávkách a stavu zboží v celém obchodním řetězci.
• Umožňuje v komponentě sklad řídit i komisní prodej, který je jedním z prvků podpory odběratele.

Ve specifickém chování vůči konkrétnímu partnerovi následujícími způsoby:

• Umožňuje přizpůsobit se obchodnímu partnerovi, tj. obvykle dodavateli nebo odběrateli, z hlediska volby měny i jazyka, například fakturovaná částka americkému partnerovi bude v dolarech a doklad i s názvy dodaného artiklu bude v anglickém jazyce.
• Podobně umožňuje přizpůsobit se obchodnímu partnerovi v používané jednotce množství artiklu, třebaže uvnitř organizace užívá jinou jednotku, například nákup plechu se realizuje v tunách, ale je spotřebováván v metrech čtverečních. Mezi jednotkami dochází k automatickému přepočtu.
• Na základě analýzy obchodních případů jednotlivých odběratelů je možné pro každého z nich nastavit odlišné obchodní podmínky, tj.individuální ceny i lhůty splatnosti.
• Na základě vzájemné dohody s odběratelem nebo dodavatelem je možno pomocí šablony v IS standardně nastavit optimální množství artiklu pro každou dodávku.

Učinit ekonomickými transakce velkého rozsahu

Jde o to, aby IS podpořil snížení nákladů v rozsáhlých zakázkách, jako je například postupně dodávané zařízení se servisem, nebo ve velkém objemu produkce s mnoha doklady. Do této kategorie je možno zařadit i situace, kdy je nutné se náležitě a rychle orientovat ve velkém množství různých artiklů nebo aktérů a to i mezi sebou různě provázanými. Informační systém Bílý Motýl činí ekonomickými transakce velkého rozsahu následujícími způsoby:

• Grafické zobrazení diagramu procesu nebo stromu provedených i plánovaných operací umožní rychlou orientaci v rozsáhlé zakázce, která se skládá z mnoha navazujících operací a je doprovázena mnoha doklady (dodací listy, pracovní výkazy, faktury, platby s částečnou zálohou, vratky, storna, ...).
• Signalizací připravených nebo nedokončených operací dle naplánovaného procesu automatizovaně upozorňuje, co je nutno učinit, takže nic nezůstane opomenuto, a to i v již zmíněné složité struktuře procesu s řadou částečných plnění. Signalizace je realizována položkou menu nebo automatizovaně spuštěnou činností při startu IS. Definicí výběru lze uživatelsky zpřesnit, které operace se mají signalizovat.
• Podobně lze k signalizaci “zajímavých” operací užívat míru plnění mezi navazujícími operacemi, saldokontní hodnoty procesu nebo semafor.
• Rozsáhlé zakázky jsou obvykle realizovány celým týmem pracovníků. IS podpoří jejich spolupráci díky přístupovým právům a signalizací “zajímavých” operací právě jen kompetentním pracovníkům nezávisle na tom, kdo proces zahájil, tj. work-flow.
• V rozsáhlých transakcích mnohdy dochází k neplánovaným ad hoc operacím, jsou to například storno, reklamace, dodatečná dodávka, ... I takovéto operace lze kdykoliv připojit k řízenému procesu a řídit jejich průběh.
• Přístupovými právy lze vymezit  kompetentním pracovníkům přístup jen k operacím, které jsou jimi spravované a řízené. Tím se znatelně usnadní a zrychlí orientace v jejich velkém objemu.
• Technologie klient server umožní výběrem rychlé zpřístupnění konkrétního případu (transakce) z jejich velkého objemu, tj. statisíce či miliony. K výběru a vyhledání konkrétní operace lze přistoupit dle různých hledisek, například dle data, adresáta, artiklu, ...
• Podobně je řešen přístup a vyhledání jednotlivých adresátů nebo artiklů z jejich velkého množství. Zde je dalším přístupovým a vyhledávacím nástrojem jejich kategorizace a provázání (objektové vazby nebo selektor). Kategorizaci lze užít například k seskupení adresátů, kteří dodávají obdobný materiál nebo kteří jsou odběrateli určitého zboží, ... Provázáním lze mezi adresáty definovat různou souvislost, například tuto: Adresáti kapitálově ovládaní jiným adresátem, což umožní neprodávat dlužníkům skrytým v jiné společnosti.
• Sestavení dodacího listu s mnoha položkami různého artiklu přenosnou “čtečkou” čárového kódu umožní rychlý, přesný a bezchybný příjem i prodej zboží.

Učinit ekonomickými malé, ale časté transakce

Jde o to, aby IS podpořil snížení nákladů při realizaci drobných ale opakujících se transakcích, jako je například vyřízení drobné objednávky na jeden a tentýž artikl nebo jedinému odběrateli. Informační systém Bílý Motýl činí ekonomickými malé, ale časté transakce následujícími způsoby:

• Užití šablony nebo masky události, která automatizovaně vyplní jednotlivé údaje transakce, nejlépe ve spojení s čárovým kódem malé transakce znatelně zefektivní. Příkladem může být nastavení IS pro maloobchod, kdy se z klávesnice zadávají údaje jen tehdy, nelze-li přečíst čárový kód.
• Jiným příkladem užití šablony je situace, kdy je dodáváno zboží odběratelům vždy ve stejném množství, ceně i struktuře, pak lze tyto údaje pomocí šablony automatizovaně vyplnit.
• Pro rychlé spuštění takovýchto transakcí jsou k dispozici “horké” klávesy, takže lze přerušit rozpracovanou činnost a horkou klávesou spustit rychlé obsloužení zákazníka.
• Mnohdy jsou drobné transakce řízeny speciální technologií, jako je například automatizovaná výrobní linka apod. Pak i existuje z  technologických snímačů informace o realizovaných výrobních transakcích v elektronické formě a ty lze do IS Bílý Motýl převést obecným importem.
• Aby bylo možno náležitě podpořit i ty drobné transakce, pro které se nepodaří patřičně nastavit některou z již připravených komponent, doplní se IS Bílý Motýl programy dle konkrétních potřeb.

Optimalizovat

Jde o to, aby IS podpořil snížení vlastních nákladů optimalizací některých činností, tj. napomohl tomu, že se budou provádět lépe (rychleji, beze ztrát, ...). Optimalizace má tento obvyklý průběh “analýza > rozhodnutí > nastavení IS” v různých úrovních přínosu a významu pro organizaci. IS Bílý Motýl tomu napomáhá podporou analýzy stávajícího stavu a trendů a na druhé straně operativní podporou při provádění optimalizovaných činností:

• Analýzou manažerských informací, tj. statistických informací agregovaných dle předem známých rovin sledování (např. obchodní, organizační nebo technickověcná) získáme podklady pro optimalizaci činnosti organizace na nejvyšší úrovni. Příkladem může být strategické rozhodování o jednotlivých podnikatelských oblastech a jejich vzájemné synergii (podnikatelská oblast je v tomto příkladě vymezena selektorem).
• Analýza informací z libovolného pohledu pomocí funkce IS nazývané slovník dat podporuje databázový marketing, na jehož základě lze optimalizovat užívání marketingových nástrojů. Například lze v datech identifikovat skupinu zboží, kterou zákazníci nakupují společně, následně z takového skupiny připravit sadu (a to i v IS). Nebo u produktů, které jsou nakupovány zcela nezávisle definovat slevu při současném nákupu (a to i nastavení slevy v IS).
• Z hlediska efektivnosti celé organizace je velmi důležité, aby firemní procesy probíhaly optimálně, nejlépe tak, jak byly definovány během BPR . IS podpoří jejich průběh nastavením typových operací a jejich posloupnosti i transformací při implementaci nebo kdykoliv při procesních změnách, a to i za provozu IS.
• Analýza realizovaných obchodů umožní stanovit optimální počet kusů v jednom balení, velikost a frekvenci jednotlivých nákupů u dodavatele, frekvenci rozeslání nabídky konkrétním odběratelům, ...
• Při rozvozu zboží lze optimalizovat sestavení rozvozní linky.
• Analýza spotřeby materiálu ve vazbě na plánovanou spotřebu umožní optimalizovat nákupy materiálu z hlediska včasnosti, využití množstevních slev či jiných výhod poskytovaných dodavatelem, využití vlastní skladovací nebo přepravní kapacity, ...
• Analýza nákupů umožní najít nejvhodnější období a dodavatele k nákupu z hlediska ceny, kvality dodávky, ...
• Identifikace nízkoobratových zásob podpoří optimální umístění materiálu ve skladu z hlediska dostupnosti.
• Platební kalendář podpoří optimální řazení nákupů a prodejů, finanční investice z hlediska toku peněz (čerpání úvěru, ...).
• Evidence spravovaného majetku umožní optimalizovat systém jeho údržby z hlediska udržení jeho funkčnosti (např. signalizace termínu preventivní údržby) nebo ceny (např. současný zákrok na více objektech).
• On-line znalost daně z přidané hodnoty umožní rozhodnout o posunu některých nákupů či prodejů o několik dní (na začátek či konec měsíce) a tím optimalizovat odvod této daně.
• Systém  rezervace  sdílených prostředků umožní jejich optimální, tj. plné a nekonfliktní využití více pracovníky.
• V systému mezd lze v IS nastavit systém odměňování, který koresponduje s odvedeným pracovním výkonem, vyplynul z analýzy práce, ...

Vlastnosti IS > Kategorie podpory > Ovlivnit náklady

◄◄ Vlastnosti IS

Kategorie podpory

• Ovlivnit náklady
• Podporovat služby
• Zvyšovat rychlost
• Mít zvláštní rysy
• Poskytovat ochranu práv
• Umět rychle reagovat na změny
• Poskytovat lepší informace
• Přinést technické inovace

• BM Servis
• Aktuality
• Press
• Reference
• Partneři
• Kontakt

Mapa serveru

ENGLISHČESKY

© 2012 - BM Servis  -  IS Bílý Motýl^®  |  IS ZeMan^®  |  Kontakt

Stránky vytvořila a spravuje Arakis & Bellevile, s.r.o.