WIP Reklama s.r.o., České Budějovice

http://www.wipreklama.cz/

Společnost WIP Reklama spol. s r.o., České Budějovice byla založena v roce 1990 rakouskou reklamní společností Gutenberg - Werbering se sídlem v Linci a velmi rychle se zařadila mezi 20 nejúspěšnějších reklamních agentur v České republice. Reklamní společnost zaměstnává přibližně 40 zaměstnanců, má vlastní síť reklamních nosičů, tj. více než 800 zařízení nejrůznějších typů (billboardy, citylight panely, štítové plochy, ...atd.) a moderní technologické výrobní zázemí s vlastním grafickým studiem.

V roce 2001 se rozhodli přejít na firemní informační systém Bílý Motýl^®. Důraz informační podpory je položen na schopnosti využívání znalostí zákaznických preferencí, očekávání a míry spokojenosti jako rozhodující konkurenční výhody.

IS je provozován v síťové verzi pro 15 uživatelů a podporuje oblasti marketingu (obchodní kontakty, práce s dokumenty, pošta), skladového hospodářství, ekonomických agend (obchod, DPH, platby, účetnictví) a oblast evidence investičního majetku.

Mezi důležité činnosti, jejichž kvalita provádění významně ovlivňuje dosažení cílů patří zejména sledování zakázek a to jak z hlediska termínů, tak i z hlediska nákladů. Přijatá zakázka (smlouva) je zapracována do systému plánování a pomáhá optimalizovat realizaci výroby. Přímá vazba na podporu fakturace a kontrolu plateb spojuje finanční a provozní výhody.

Podchycení obchodního procesu odstraňuje většinu nejistot z platebního řetězce. Další konkurenční výhoda je postavena na automatizaci orientované na hromadnou likvidaci zákaznických objednávek se zpracováním vyúčtování pronájmů reklamních ploch.

Zajímavá nastavení firemních procesů:

• Průběh obchodního jednání.

  Série předběžných jednání se zákazníkem s předložením cenových variant a termínů se sledováním nákladů a zaplánováním až na jednotlivá střediska výroby. Pokud dojde k uzavření smlouvy, pak jsou náklady vyfakturovány, v opačném případě jsou náklady zaúčtovány jako režie firmy.

• Jedinečnost zakázky.

  Klíčovým firemním procesem se stal proces "zakázky", ve kterém na každém kroku je třeba vědět, která je to zakázka a který obchodník ji zprostředkoval. Podchycení průběhu realizace zakázky s účastí jednotlivých středisek: zpracování grafického návrhu se schválením korektury zákazníkem (možnost využití elektronické komunikace nebo přímé jednání obchodníka se zákazníkem). Pokud zakázka směřuje do tiskárny, uskuteční se výběrové řízení na tiskárnu, pokud se týká výroby, zakázka směřuje do výroby a dochází k vyskladnění materiálu ze skladu. V případě účasti technického úseku může zakázka končit její instalací. Všechna zúčastněná oddělení střediska vykazují své náklady formou počtu odpracovaných hodin za konkrétní typy prací, na základě kterých dochází k vyhodnocení zakázky a sestavení podkladů pro fakturaci.

• Automatizace pronájmu reklamních ploch.

  Po uzavření smlouvy se zákazníkem delší než měsíc a s opakovanou fakturací dle dohody se zákazníkem se spouští automatizovaně fakturace pronájmu reklamní plochy.

• Podklady pro zpracování mezd.

  Mzdy zpracovává externí firma a společnost WIP Reklama jí každý měsíc dodává podklady - odpracované hodiny, prémie,...kolik srazit pracovníkům za stravenky získané přímo z IS Bílý Motýl.