Co je to procesní řízení
Procesní řízení
Proces obecně je sled vzájemně na sebe navazujících opakujících se činností, které přeměňují nějaký vstup na nějaký výstup. Z tohoto pohledu je celý svět jeden velký shluk procesů.
Protože jsme informatici, zajímají nás procesy podnikové, tzv. business procesy, a jejich řízení, tedy PROCESNÍ ŘÍZENÍ.
Procesní řízení považujeme za nejpřirozenější způsob řízení každého podniku, které jedině respektuje jeho skutečnou podstatu. Protože - v souladu s výše uvedeným pohledem na svět - je každá firma ve skutečnosti také shlukem řady procesů.
Podnikový proces vnímáme jako soubor aktivit firmy, který v ideální podobě transformuje vstupy z vnějšího světa na výstupy pro vnější svět. Z pohledu informatika je firemní proces sledem vzájemně na sebe navazujících operací, který je řízen jako celek. Jednotlivé operace procesu však mohou být (a zhusta jsou) realizovány v různých odděleních a zpracovávány různými informatickými nástroji a systémy. Právě proto je důležité vnímat procesní nadhled nad činností celé firmy, identifikovat klíčové business procesy, optimalizovat jejich chod a měřit jejich celkovou výkonnost.
Procesní a / versus funkční řízení
Manažerské způsoby řízení jsou různé a navzájem se liší svým přístupem, zaměřením a samozřejmě efektivitou.
Navzdory různým proklamacím zůstává většina českých firem reálně řízena funkčním způsobem. Ve firmách existuje pevná organizační struktura zaměřená na řízení dílčích funkcí v podniku - řízení marketingu, obchodu, výroby, skladů... Jednotlivé organizační složky odpovídají za dílčí část činnosti podniku a jejich činnost je řízena, vykonávána a měřena s ohledem na jejich vlastní, z hlediska podniku však dílčí cíle.
Procesy ve firmě však existují (probíhají, fungují) napříč celou firmou a napříč všemi organizačními složkami. Podstatou procesního řízení je zaměření na efektivitu celých procesů a jejich celkový výsledek, nikoli jen jejicha dílčích částí. Zjednodušeně řečeno, funkční řízení se zajímá o to, zda Marketing drží rozpočet a vykazuje dostatek shlédnutí, zda Obchod dosáhl patřičného obratu a zda Výroba nevykazuje prostoje. Procesní řízení naproti tomu zajímá, zda zákazník dostal výrobek v požadované kvalitě a včas a zda jsme přitom realizovali zisk.Další funkční celky si lze snadno doplnit - ve finančním útvaru budou řešit fakturaci, platbu, daně, ve skladech se budou zabývat zásobováním či uskladněním a expedicí hotových výrobků, atd. Činnosti těchto jednotlivých útvarů jsou však vykonávány jako součást procesu, jehož koncovým uživatelem je zákazník, kterého zbla nezajímá vnitrofiremní dělení a dílčí zodpovědnosti.
Zásadní rozdíl mezi procesním a funkčním řízením je specifikace jednotky řízení, ke které je vztahována odpovědnost, rozpočet a data.
V procesím řízení je touto jednotkou řízení dle očekávání proces, zatímco ve funkčním řízení je to organizační úvar.
Výhody procesního řízení:
► Odpovědnost za proces jako celek zavazuje všechny pracovníky, kteří se na procesu podílejí, k jeho úspěšnému průběhu. Tento přístup eliminuje "vlastní písečky" jednotlivých útvarů, neochotu rozhodovat na hranici odpovědností jednotlivých útvarů, snahu o výnosy vlastního útvaru bez ohledu na celkový prospěch firmy atd.
► Procesní pohled eliminuje zbytečné činnosti. Identifikujete-li proces, jehož výstupy nikdo v podstatě nepotřebuje, je to impuls k zamyšlení. Proč tyto činnosti vůbec ve firmě vykonáváte? Nemohli by lidé, kteří jsou jimi zaměstnáni, dělat něco užitečnějšího? (Je smutnou pravdou, že lidé se k neužitečnosti své činnosti nikdy sami od sebe nepřihlásí. Ba naopak, svou postradatelnost zakrývají generováním dalších zbytečných činností.)
► Díky procesní analýze lze vytipovat procesy, v nichž leží těžiště společnosti - nositele nejvyššího obratu, zisku a firemního know-how, případně procesy s nejvyššími náklady. Ty nazýváme "klíčovými business procesy", souvisejí s hlavní podnikatelskou činností firmy a zaslouží si největší pozornost a podporu. Naopak procesy, které vykonáváte tak říkajíc sami pro sebe, si zaslouží minimalizovat.
Největší překážkou pro přechod z funkčního řízení na procesní je obvykle neochota vedení, ale i řadových pracovníků ke změnám. Po léta zajeté funkční uspořádání s vedoucími oddělení či útvarů, náměstky, atd., kde jsou usazeni mnohdy neodvolatelní lidé, je zákonitě obtížné transformovat na dynamické a spolupracující organizační jednotky, které vnímají zákazníka jako hlavní důvod své práce.
Překážkou také může být neschopnost identifikovat klíčové business procesy a (oprávněná) obava z identifikace procesů zbytečných, které jsou po léta v teple a bez větší námahy vykonávány.
Zdánlivě omezující může být také heterogenní prostředí růzorodých informačních systémů a nástrojů, které ve firmě řeší jednotlivé funkční oblasti. Odděleně řízené skupiny operací ve skutečnosti přináleží k jednomu firemnímu procesu, je však obtížné je takto nahlédnout a mnohdy ještě obtížnější sjednotit jejich celkové řízení.
Neexistuje však firma nebo druh podnikání, pro něž by bylo procesní řízení nevhodné.
Související služby
► Procesní analýza firmy, vytvoření procesní mapy, procesní audit.
► Identifikace a optimalizace klíčových procesů a postupná optimalizace dalších firemních procesů.
► Konzultace a koučink s cílem implementace procesního řízení ve firmě nezávisle na používaných informačních systémech.
KDY je čas na transformaci z funkčního na procesní řízení?
Výše uvedené služby můžete poptat zde.
Přečtěte si také:
Procesní versus funkční řízení podniku nebo další články na našem blogu.
Procesní řízení
Procesní řešení pro Váš business
Podnikové - ekonomické - účetní - ERP - informační systémy.
BM Servis - partner pro informační systém QI
O plánování jako klíčové funkci v informačních / ERP systémech
Článek ing. Jandy v časopise MM Průmyslové spektrum
Webináře pro (nejen) mzdové účetní ve spolupráci s našimi partnery z QI
Webináře k aktuálním a často diskutovaným tématům v (nejen) mzdové účtárně.
Kdo má jednu nohu v kanoi a druhou ve člunu, spadne do řeky. Publikujeme v IT Systems a na www.erpforum.cz
O integraci informačních systémů v malých firmách píšeme do IT Systems a na ERP forum.
Logistické procesy pod kontrolou - publikujeme v IT Systems a na systemonline.cz
Tentokrát trochu náročnější článek na téma optimalizace logistických procesů, na niž je nutno nahlížet z více úhlů a v komplexnějším měřítku, než tomu v článcích o WMS obvykle bývá.
