Co je to procesní řízení
Procesní řízení
Proces obecně je sled vzájemně na sebe navazujících opakujících se činností, které přeměňují nějaký vstup na nějaký výstup. Z tohoto pohledu je celý svět jeden velký shluk procesů.
Protože jsme informatici, zajímají nás procesy podnikové, tzv. business procesy, a jejich řízení, tedy PROCESNÍ ŘÍZENÍ.
Procesní řízení považujeme za nejpřirozenější způsob řízení každého podniku, které jedině respektuje jeho skutečnou podstatu. Protože - v souladu s výše uvedeným pohledem na svět - je každá firma ve skutečnosti také shlukem řady procesů.
Podnikový proces vnímáme jako soubor aktivit firmy, který v ideální podobě transformuje vstupy z vnějšího světa na výstupy pro vnější svět. Z pohledu informatika je firemní proces sledem vzájemně na sebe navazujících operací, který je řízen jako celek. Jednotlivé operace procesu však mohou být (a zhusta jsou) realizovány v různých odděleních a zpracovávány různými informatickými nástroji a systémy. Právě proto je důležité vnímat procesní nadhled nad činností celé firmy, identifikovat klíčové business procesy, optimalizovat jejich chod a měřit jejich celkovou výkonnost.
Procesní a / versus funkční řízení
Manažerské způsoby řízení jsou různé a navzájem se liší svým přístupem, zaměřením a samozřejmě efektivitou.
Navzdory různým proklamacím zůstává většina českých firem reálně řízena funkčním způsobem. Ve firmách existuje pevná organizační struktura zaměřená na řízení dílčích funkcí v podniku - řízení marketingu, obchodu, výroby, skladů... Jednotlivé organizační složky odpovídají za dílčí část činnosti podniku a jejich činnost je řízena, vykonávána a měřena s ohledem na jejich vlastní, z hlediska podniku však dílčí cíle.
Procesy ve firmě však existují (probíhají, fungují) napříč celou firmou a napříč všemi organizačními složkami. Podstatou procesního řízení je zaměření na efektivitu celých procesů a jejich celkový výsledek, nikoli jen jejich dílčích částí. Zjednodušeně řečeno, funkční řízení se zajímá o to, zda Marketing drží rozpočet a vykazuje dostatek shlédnutí, zda Obchod dosáhl patřičného obratu a zda Výroba nevykazuje prostoje. Procesní řízení naproti tomu zajímá, zda zákazník dostal požadovaný výrobek včas a zda jsme realizovali zisk.
Další funkční celky si lze snadno doplnit - ve finančním útvaru budou řešit fakturaci, platbu, daně , ve skladech se budou zabývat zásobováním či uskladněním a expedicí hotových výrobků, atd. Činnosti těchto jednotlivých útvarů jsou však vykonávány jako součást procesu, jehož koncovým uživatelem je zákazník, kterého zbla nezajímá vnitrofiremní dělení a dílčí zodpovědnosti.
Zásadní rozdíl mezi procesním a funkčním řízením je specifikace jednotky řízení, ke které je vztahována odpovědnost, rozpočet a data.
V procesím řízení je touto jednotkou řízení dle očekávání proces, zatímco ve funkčním řízení je to organizační úvar.
Výhody procesního řízení:
- Odpovědnost za proces jako celek zavazuje všechny pracovníky, kteří se na procesu podílejí, k jeho úspěšnému průběhu. Tento přístup eliminuje "vlastní písečky" jednotlivých útvarů, neochotu rozhodovat na hranici odpovědností jednotlivých útvarů, snahu o výnosy vlastního útvaru nez ohledu na celkový prospěch firmy atd.
- Procesní pohled eliminuje zbytečné činnosti. Identifikujete-li proces, jehož výstupy nikdo v podstatě nepotřebuje, pravděpodobně se zamyslíte, proč tyto činnosti vůbec ve firmě vykonáváte, a zda lidé, kteří jsou jimi zaměstnáni, by nemohli dělat něco užitečnějšího.
- Díky procesní analýze lze vytipovat procesy, v nichž leží těžiště společnosti - nositele nejvyššího obratu, zisku a firemního know-how, případně procesy s nejvyššími náklady. Ty nazýváme "klíčovými business procesy", souvisejí s hlavní podnikatelskou činností firmy a zaslouží si největší pozornost a podporu. Naopak procesy, které vykonáváte tak říkajíc sami pro sebe, si zaslouží minimalizovat.
Největší překážkou pro přechod z funkčního řízení na procesní je obvykle neochota vedení, ale i řadových pracovníků ke změnám. Po léta zajeté funkční uspořádání s vedoucími oddělení či útvarů, náměstky, atd., kde jsou usazeni mnohdy neodvolatelní lidé, je zákonitě obtížné transformovat na dynamické a spolupracující organizační jednotky, které vnímají zákazníka jako hlavní důvod své práce.
Překážkou také může být neschopnost identifikovat klíčové business procesy a (oprávněná) obava z identifikace procesů zbytečných, které jsou po léta v teple a bez větší námahy vykonávány.
Zdánlivě omezující může být také heterogenní prostředí růzorodých informačních systémů a nástrojů, které ve firmě řeší jednotlivé funkční oblasti. Odděleně řízené skupiny operací ve skutečnosti přináleží k jednomu firemnímu procesu, je však obtížné je takto nahlédnout a mnohdy ještě obtížnější sjednotit jejich celkové řízení.
Neexistuje však firma nebo druh podnikání, pro něž by bylo procesní řízení nevhodné.
Související služby
- Procesní analýza firmy, vytvoření procesní mapy
- Identifikace a optimalizace klíčových procesů a postupná optimalizace dalších firemních procesů
- Konzultace a koučink s cílem implementace procesního řízení ve firmě nezávisle na používaných informačních systémech
Přečtěte si:
Procesní versus funkční řízení podniku nebo další články na našem blogu.
Motto:
Vaše know-how je vaše konkurenční výhoda. My se přizpůsobíme.
Co lze očekávat od IS Bílý Motýl?
Každá implementace procesního informačního systému Bílý Motýl® je unikátní - pro každého uživatele nastavujeme operace a procesy individuálně podle jeho specifických potřeb a požadavků. V tom spatřujeme výhodu informačního systému Bílý Motýl®, výhodu pro Vás a svou výhodu na trhu informačních systémů.
Seminář /školení Projektové řízení pro všední den 31. 8. 2017 Letní soustředění
Když se někdy začteme do článků na internetu nebo v novinách, máme dojem, že VŠECHNO je projekt. Projekty mají hvězdy showbusinessu, kuchaři, obchodníci, start-upers... Ne že by to nebylo možné - vydání desky nebo kuchařky, uvedení nového výrobku nebo firmy na trh, to všechno se skutečně jako projekt řídit může, ba dokonce by mělo. Nejsme si ale jistí, že tomu tak je - a že všichni aktéři jsou doopravdy znalí principů a metod projektového řízení a že je používají. Pro ty, kdo by skutečně chtěli o projektovém řízení něco dozvědět, jsme připravili seminář zaměřený na principy, výhody a možnosti využití projektového řízení, v návaznosti a napojení na ostatní firemní procesy.
Seminář /školení Procesní řízení pro všední den 21. 9. 2017 Podzimní příprava
Procesní řízení je nejlepší, nejpřirozenější a nejefektivnější způsob řízení firmy. Neexistuje organizace, pro kterou by nebylo vhodné. Chcete si utřídit své vědomosti o procesním řízení, dozvědět se něco nového a nahlédnout Vaši firmu zase z jiného úhlu? Procesním řízením ve firmách zabýváme už 27 let, takže teorii podáváme s ohledem na její skutečné uplatnění ve firemní praxi.
Letní konzultace: Optimalizace klíčových business procesů
Dvoudenní konzultace ke stavu firemních procesů
Seminář /školení Procesní řízení pro všední den 20. 7. 2017 Letní soustředění
Procesní řízení je nejlepší, nejpřirozenější a nejefektivnější způsob řízení firmy. Neexistuje organizace, pro kterou by nebylo vhodné. Chcete si utřídit své vědomosti o procesním řízení, dozvědět se něco nového a nahlédnout Vaši firmu zase z jiného úhlu? Procesním řízením ve firmách zabýváme už 27 let, takže teorii podáváme s ohledem na její skutečné uplatnění ve firemní praxi.
