Harmonie - obchodně manažerský systém

Autor: Ing. Janda Jaroslav

Sborník: Pedagogický software 94, Sborník přednášek a programů, České Budějovice 1994,str.134

Klícová slova: komunikace v týmu, elektronická pošta, elektronický diár, plánování času, řízení projektu, využívání společných zdroju, ukládání dokumentu, kancelářské systémy, adresář, tisk adres, evidence odeslané pošty

Popis produktu

I. Úvod - co je systém HARMONIE

Systém HARMONIE je sítový softwarový produkt vyvinutý firmou BM Servis, který je určen na podporu managementu firmy, divize, oddělení, pracovní skupiny, projektu apod., ale pri správné implementaci i pro různá hierarchická uskupení uvedených organizačních celků.

Podporuje oblast zaznamenání všech událostí a dokumentování chodu organizační jednotky včetne evidence pošty a ukládání dokumentu s možností rychlého vyhledání. Informace související lze uspořádat do logického uskupení.

Podporuje oblast komunikace mezi jednotlivými pracovníky ve smyslu elektronické pošty propojené na zaznamenané informace, plánování pracovního casu, vytížení společných zdrojů i centrální adresář.

Podporuje plánování a rízení jednotlivých událostí, akcí, prací na projektu apod. Zůstává zachována vazba vydané úkoly - provedené práce. Současne lze plánovat pracovní čas všech pracovníků s možností vyhledání společného volného termínu v diáři zvolených pracovníků.

Centrální adresář a informace o adresátovi umožnují důkladnou přípravu na každé jednání. Pomocí klíčových poznámek lze adresáty členit do logicky souvisejících skupin, a pak pracovat se zvolenou skupinou.

Propojení uvedených funkcí do integrovaného systému vytváří účinný nástroj pro řízení různých organizačních struktur. Implementace systému přispeje k uvědomění si vlastních cílu, k dořešení organizační struktury ve smyslu kompetencí a odpovědnosti i k celkovému zkvalitnění systému řízení.

Na obrázku císlo 1 je uvedena orientační struktura systému HARMONIE, ze které je patrna propojenost základních funkcí do integrovaného systému.

II. Ukládané informace a jejich struktura

Základem celého systému jsou zapsané informace, se kterými se dále pracuje na úrovni vyhledávání, trřdení, tisku a samozřejme i posílání spolupracovníkum. Orientační struktura zapsané informace je uvedena na obrázku císlo 2. Každá zapsaná informace má část s pevnou strukturou a část s volnou strukturou definovanou uživatelem. Pevná část obsahuje tyto údaje:

Datum - obvykle datum zápisu informace nebo datum, kdy se realizovala popisovaná událost. V případe, že se jedná o téma, na kterém plánujeme, bude datum uvádět plánovaný termín. Podle tohoto data lze informace třídit i rychle vyhledávat.

Adresát - každou zaznamenanou informaci lze provázat na adresáta uvedeného v centrálním adresáři. Následně lze vyhledávat a zobrazovat (tisknout) všechny informace o adresátovi v systému uložené včetne informací, které do systému zaznamenali v minulosti spolupracovníci, a následně je využít například k náležité prípravě na jednání. Nad vlastním adresárem je možno provádět další akce (označení klíčovým slovem a tisk označených apod.)

Téma - tento údaj umožňuje zapsané informace selektovat do různých skupin. Tyto skupiny v praxi nahrazují šanony, škatulky, šuplíčky apod. Významná je možnost ke každému tématu definovat přístupová práva jednotlivých pracovníků. Nekteří pracovníci mohou na téma zapisovat, jiní pouze číst a nekteří se ani nedozví, že je téma v systému zavedeno. Podle tématu lze informace třídit i rychle vyhledávat.

Klíčová poznámka - krátký text popisující informaci. Dle tohoto údaje je možno abecedne třídit a rychle vyhledávat.

Blokace - tento parametr umožnuje zaznamenanou informaci zablokovat proti oprave (doplnění) někým jiným než autorem informace.

Textová poznámka - volné textové pole, do kterého je možno zapsat text (vlastní informaci) o libovolné délce.

Pracovník - u každé informace je uvedeno, který pracovník ji zaznamenal. Toto provádí systém automatizovane na základě hesla, kterým se pracovník přihlásil do systému.

Další část informace s volnou strukturou se skládá z:

Pripojená karta - tato cást informace je definovaná uživatelem a umožnuje k informaci pripojit další údaje - polorky pripojené karty. Nad takto zaznamenanými údaji lze provádet výbery a ruzná hodnocení.

Externí program - k zapsané informaci je možno připojit volání externího programu obvykle s nějakou datovou základnou. Například lze přímo z uvedené informace vyvolat editor T602 s evidovaným dokumentem. Pro účely evidence dokumentu se shodným základem lze využít jedenkrát vytvorené a systémem HARMONIE si nechat doplnit adresáta. Podobne je možno zde evidovat například ceníky ve formě tabulky pro QUATTRO, které lze též spustit přímo ze zaznamenané informace. Této vlastnosti lze využít k ukládání dokumentů a následnému rychlému přístupu k nim.

Zapsané informace je nejen možno třídit a vyhledávat dle uvedených idetifikátoru, ale i vyhledávat zadaný text. Dále je možno je mezi sebou logickřetezit vazbou typu "otec - syn". Takto lze k sobe priradit informace vztahující se k různým adresátum, ale i zaznamenané na různá témata ve značném časovém rozpetí.

Uveďme si příklad řetězení. Na tématu "Získané zakázky" zapsal obchodník informaci o nové zakázce ve vazbě na adresáta - zákazníka. Vedoucí projektant zakázku rozpracoval (napojil syny) do termínu, které zapsal na téma "Přípravné práce" a na téma "Kontrolní body" s datem do budoucna. Pracovník pověřený realizací přípravných prací převzal informace od vedoucího projektanta (sdílí téma "Přípravné práce") a ojednal subdodávky. Toto zaznamenal na téma "Objednávky" a připojil k záznamům na tématu "Přípravné práce". Takto vznikla stromová struktura informací, ze které je vždy patrné v jakém stavu se věci nacházejí.

III. Komunikace

Informace zaznamenané do systému HARMONIE, jak bylo popsáno v předchozí kapitole, mnohde napomohou, ale tak jak bylo dosud popsáno, jsou statické. Pokud se chceme něco dozvědet, musíme se do systému podívat a vyhledat. Jiný pohled na věc vnáší možnost posílání informací a to spolupracovníkům, ale i sami sobě na určitý termín.

HARMONIE umožňuje posílání zpráv, informací, úkolů apod., a tak muže být řešena komunikace celého týmu pomocí tohoto systému. Oproti obvyklým elektronickým poštám je zde k dispozici i prvotní informace - celý systém informování je zjednodušen. Ke zprávám je možno se vracet, selektovat je dle důležitosti, přesměrovat na jiného pracovníka.

Sled aktu v čase pri komunikaci je uveden na obrázku císlo 3. Do systému je zapsána informace, ze které vyplývá úkol pro někoho jiného. Následuje odeslání již zapsané informace odesílatelem spolupracovníkovi (príjemci), který bude úkol realizovat. Ten informaci přijme a odesílatel má pod kontrolou, že informace dorazila na správné místo. Pak probíhá vlastní řešení úkolu a do systému se zapisují nově vzniklé informace v souvislosti s řešením. Celé řešení je tedy neustále pod kontrolou. V okamžiku, kdy příjemce označí zprávu za vyřízenou, odesílatel se o tom dozví a může provádět kontrolu řešení.

V souvislosti s komunikací je k dispozici několik funkcí, které zajištují větší informační schopnost celého systému i praktickou použitelnost.

U každé zapsané informace je možno se kdykoliv podívat, jak putovala firmou či pracovní skupinou. Je patrné, který pracovník a kdy ji přijal a kdy ji vyřídil. Případně, zda ji poslal na dalšího pracovníka. Neboli lze zidentifikovat ve složitejší organizační strukture, zda se dostala na odpovídající místo.

K dispozici jsou funkce, které zajištují kontrolu, jak kdo naložil s informacemi, které mu byly poslány. Toto lze použít i při hodnocení schopností pracovníků, neboť je možnost kontrolovat i věci vyřízené v minulosti.

Možnost posílat zprávy se signalizací na uvedené datum umožňuje přesouvat některé záležitosti na období, které si vyhradíme na jejich vyřešení. Takže mnohdy můžeme být překvapeni, že systém připomíná záležitosti, které jsme dávno zapomněli.

Pro ptípad delší neptítomnosti má každý v systému definovat svého zástupce, a pak jsou veškeré poslané informace ptesmwrovány na pracovníka, který je poveřen zastupováním. Ten vědome rozhodne, zda se nová záležitost bude řešit nebo se počká na přítomnost zastupovaného pracovníka.

V případě, že se systémem HARMONIE pracuje větší počet pracovníků, není vhodné, aby každý posílal zprávy (úkoly) každému. Obvykle by to vedlo k tomu, že vrcholový pracovník by byl nucen vyřizovat každou maličkost. Pro tento účel se v systému definuje organizační matice, ze které je patrné jaká má každý práva vůči spolupracovníkům.

Dále si uveče jeden typický způsob komunikace a následného řzení chodu událostí. Vedoucí pracovní skupiny si v pozdním odpoledni prečte veškeré informace zaznamenané jeho podřízenými do systému. Některé z nich se mu samy hlásí, neboť mu byli poslány. U těchto potvrdí jejich příjem a současně si k nim může uvést prioritu vyřízení.

Tím má pod kontrolou, co se odehrálo během dne, třebaže celý den trávil mimo firmu. Některé informace zapíše sám. Na některé iformace ihned reaguje a aktivuje je jako zprávu a spolu s dalším popisem je posílá druhým.

Druhý den jeho spolupracovníci přijmou nové pokyny, podněty, upozornění apod., přidelí jim priority a pracují, aniž by se se svým nadřízeným osobně setkali. Samozřejme v případě nejasností je nezbytný osobní styk pracovníksů.

IV. Plánování použití společných prostředků a řízení času

Třetím významným blokem systému HARMONIE jsou funkce pro řízení pracovního času, které jsou napojeny na komunikační část systému a následně i na informační část systému. Tato oblast je koncentrována do diáře, který obsahuje datum, čas od do, kód zaněprázdnění, poznámku a případně rezervovaný prostředek. Zápisy do diáře je možno provádět přímo nebo v souvislosti s odesíláním či přijímáním zpráv.

Pokud je zápis do diáře proveden ve vazbě na zprávu, pak je možno přímo při prohlížení diáře si zobrazit informaci, na jejímž základě vznikl tento zápis do diáře. Též je možno si ihned zobrazit adresáta, ke kterému se vztahuje a využít evidovaného telefonního čísla ke komunikaci s ním a odložení jednání apod.

Pro urcité pohodlí práce s diárem je možnost si zobrazit vytížení dne v semigrafickém režimu. Dále jsou k dispozici funkce pro duplikaci záznamu a funkce pro automatizovaný zápis periodicky se opakujících akcí do diáre.

V predchozí kapitole zmínená organizacní matice umožnuje definovat i povolené operace nad diári spolupracovníku. Nekdo má pravomoc svému spolupracovníkovi do diáre zapisovat, jiný muže nahlédnout, další muže vznést jen dotaz, kdy má v diári volný prostor anebo není povolen prístup žádný.

Nad diári spolupracovníku lze realizovat dotaz, kdy mají volný cas v uvedeném období, a prípadne na takto vyhledaný termín smerovat poradu, což sekretárka všem do diáre zapíše.

Soucástí zápisu do diáre je i možnost rezervace spolecných zdroju. Spolecným zdrojem muže být firemní auto, zasedací místnost , predvádecí a demonstracní zarízení apod. Pro každý takovýto prostredek je v systému HARMONIE veden jeho diár, do kterého se zapisuje prímo z diáre osobního jediným zápisem. Samozrejmostí jsou kontroly, aby nedocházelo k casovým kolizím.

Uvedeme si obvyklou situaci, ve které pracujeme s diárem ve vazbe na komunikaci a zaznamenané informace. Telefonicky se ozval potenciální zákazník a chce si domluvit obchodní schuzku spojenou s prezentací:

1) V diári vyhledáme volný casový prostor a domluvíme termín.

2) Do informacní cásti systému zaznamenáme, že jsme byli kontaktováni, a na cem jsme se domluvili.

3) Tuto informaci budeme aktivovat zprávou na termín odeslání den (dva) pred realizovanou schuzkou, abychom se na ni mohli pripravit.

4) Soucasne s aktivací zprávy si zapíšeme do diáre blokaci casu na termín schuzky a soucasne si budeme rezervovat spolecný zdroj - demonstracní zarízení.

5) V prípade, že budeme vyžadovat prítomnost nekterého ze spolupracovníku, odešleme tuto informaci i jemu s prípadným zápisem blokace casu v jeho diári.

Všechny uvedené akty jsou zaznamenány na odpovídajícím míste v systému HARMONIE a jsou dostupné všem kompetentním pracovníkum. Nemuže nastat situace, že by nás potenciální zákazník zaskocil nedostatecne pripravené.

V. Evidence došlé pošty

Soucástí systému HARMONIE je i evidence prijaté a odeslané pošty. Tato evidence úzce váže na záznam v informacní cásti systému, nebot záznam zde uvedený muže být soucasne záznamem v pošte.

V prípade týmové práce, kdy je jeden pracovník poveren odesíláním pošty a ostatní pouze její prípravou, se využije funkce zásobník pošty. Do tohoto zásobníku všichni mohou pripravovat svou korespondenci a to i po nekolik dnu. Pak následuje odeslání.

Príjemná je možnost odesílání standardního dopisu nekolika vybraným adresátum, které systém sám vybere a oznací na základe prítomnosti klícového slova. Systém dále vytiskne adresy na etikety, prípadne vytiskne i dopis s adresou v záhlaví a zaznamená do informacní cásti i odeslané pošty, že byl dopis odeslán. Znení dopisu je stále k dispozici.

Provozování produktu

VI. Historie vzniku systému HARMONIE

Potreba informacního systému s vlastnostmi podobnými systému HARMONIE se zacala rýsovat po krátké dobe pusobení firmy BM. Pri pruzkumu trhu, zda již nekdo distribuuje takovýto systém, se zjistilo, že ne a že bude nutno si udelat vlastní systém.

Na podzim roku 1991 byl do provozu uveden systém OBCHODNICE MICHAELA, který vycházel z adresáre ekonomického systému PODNIKATEL a umožnoval si k adresátovi zaznamenávat libovolné informace. S adresárem bylo možno dále pracovat na úrovni výberu, vyhledání, oznacení skupiny podle klícové poznámky a tisknout adresy na etikety. Systém bylo obtížné provozovat v pocítacové síti a tak s ním pracovali pouze dva pracovníci obchodního oddelení.

K další zlomové situaci došlo na pocátku roku 93. V té dobe byla firmou BM uvádena na trh nová verze ekonomického systému PODNIKATEL. Díky mnoha zmenám v legislative i v ovládání nového produktu bylo velké množství telefonátu (požadavku) smerujících do firmy. Ty vyžadovaly následné vyrízení at již vysvetlení problému telefonicky kompetentním pracovníkem, ci servisní. Jakékoliv metody predávání informací uvnitr firmy do té doby používané selhávaly.

Díky používané technologii tvorby software GEPRA byl již na jare 1993 uveden do provozu systém HARMONIE. V prubehu roku byl doplnován o další potrebné funkce a na pocátku roku 1994 pripraven k další distribuci.

VII. Praktické zkušenosti - uvádení do provozu

Uvedení systému HARMONIE do rutinního provozu není procházka ružovou zahradou, nebot se muže narazit na celou radu potíží ruzného rázu. Mezi nejobvyklejší patrí tvrzení nekterých pracovníku, že je to zdržuje od vlastní práce. Obvykle jsou to ale ti, kterým se takovýmto systémem ostre nastaví zrcadlo k jejich práci a není to radostné. Mnoha obtížím se lze vyhnout prípravou pred vlastním uvedením systému do provozu.

Co nelze opomenout? Duležitý je vyškolený správce síte znalý problematiky konfigurace systému. Strukture témat je nutné dát logický rámec, aby se predešlo živelnému definování témat a následnému zahlcení systému. Každé téma je nutno zdokumentovat s uvedením, jak se bude používat a kdo k nemu má jaké oprávnení. Významný je i metodický pokyn, jak zapisovat adresáty, aby se jeden adresát neobjevil v adresári opakovane.

Aby byl zajišten plynulý nábeh systému je nutno tento proces rozdelit do nekolika fází, kdy se postupuje od nejjednoduššího k nejsložitejším a nejkomplexnejším funkcím. Presto se objevují problémy, že je "to" pro nekteré pracovníky složité, jiné pracovníky to "zdržuje" od práce. Ne všichni dokáží videt vcas ocekávaný výsledek, nebot nejvetší prínos je mnohdy v jiném míste organizacní struktury než tam, kde se vetšina informací do systému zapisuje.

Jako základ úspechu implementace systému v organizaci lze oznacit to, že si management firmy vezme zprovoznení systému za své a udrží si kontrolu, jak nad uvádením systému do provozu, tak nad jeho provozem v následném období. Za tuto práci systém HARMONIE management náležite odmení. V opacném prípade hrozí provozování systému pro systém, což následne vede k jeho odumrení. Též je nutné si uvedomit, že je rozdíl v implementaci systému do celé firmy nebo jen pro rízení urcitého oddelení nebo projektu.

VIII. Technické podmínky a možnosti implementace

Systém HARMONIE je urcen k provozování na pocítacích typu IBM PC 386 s pametí RAM 4 MB nebo výkonnejších. Velikost pevného disku je závislá na objemu dat. Teoreticky postacuje pevný disk o kapacite 40 MB. V prípade zapojení do pocítacové síte lze doporucit karty Ethernet. K pocítacové síti muže být pocítac pripojen jako bezdisková stanice.

Pracuje pod operacním systémem MS DOS verze 5.00 nebo vyšší. Ze sítového software lze doporucit NOVELL (Netware 3.11 nebo 3.12). Dále byl provoz systému overen na síti Lantastic a Novell DOS 7 - Personal Netware.

Z hlediska implementace a konfigurace systému je k dispozici široká škála možností. Nejjednodušší je provozování systému na jediném pocítaci, kdy ovšem velká cást funkcí zustane nevyužita. Nicméne lze pomocí prenosu vybraných dat (napríklad disketou) propojit pocítace typu "informacní centrála - mobilní pracovní místa". V takovém prípade si na týdenní cestu nahraje každý do svého notebooku potrebné informace, pracuje, sbírá nové informace a na konci týdne je nahraje do centrálního pocítace.

Provoz systému HARMONIE v pocítacové síti má nesrovnatelne vetší užitnou hodnotu, nebot témer vše beží v reálném case. Sítové rešení je opet možno kombinovat s prenosnými pracovišti, kde informacní centrála je sítová implementace systému. Prípadne u vetších organizací je možno budovat hierarchické informacní struktury, kde systém HARMONIE je provozován v nekolika nezávislých sítích s prenosy vybraných dat mezi sebou.

Na obrázku císlo 4 je uveden príklad implementace systému HARMONIE na centrální sít s bezdiskovými stanicemi a obousmernými prenosy dat na mobilní pracovište a vzdálenou pocítacovou sít.

IX. Záver

Systém HARMONIE propojuje informacní banku organizace na její systém rízení a na plánování pracovního casu a na využití zdroju organizace s cílem dosažení jednoho integrovaného celku. Celistvost a vzájemná propojenost jednotlivých funkcí je zrejme nejvýznamnejší vlastností systému.

Vzhledem k charakteru tohoto clánku nebylo možno podat ucelený popis produktu, a tak v prípade bližšího zájmu kontaktujte autora. Lze doporucit shlédnutí ukázky systému pro vytvorení ucelené predstavy o jeho možnostech.