Optimalizace klíčových procesů

Procesní analýza (analýza firemních procesů) a optimalizace firemních procesů

Každý manažer /majitel firmy usiluje (nebo by měl) o zvýšení výkonnosti firmy, efektivity práce, eliminaci zbytečných činností, úsporu nákladů.

Někdy ale už "selský rozum" nestačí, protože firma je velká, množství vykonávaných činností bobtná, lidí a předpisů přibývá. Pak je potřeba sáhnout pro formální postupy a nástroje a přistoupit k optimalizaci firemních procesů. Často je souběžným krokem také pořízení nového informačního systému a jeho implementace, jemuž by taková optimalizace rozhodně měla předcházet.

Základem pro optimalizaci klíčových business procesů je zpracování „Analýzy firemních procesů" neboli "Procesní analýzy" s využitím metody Balanced Scorecard (BSC). Správně provedená procesní analýza napomůže vzájemnému vyjasnění pohledů na možnosti zkvalitnění řízení a chodu podniku, zvýšení výkonů zaměstnanců a práce uživatelů v informačním systému.

Účelem procesní analýzy je identifikovat informační toky a procesy ve firmě. K tomu používáme technik business process modelingu. Vizualizace umožňuje lépe porozumět současnému stavu, analyzovat jej a navrhovat uváženě optimalizační změny. Později slouží jako podklad pro kvalifikovaná rozhodnutí. Pro modelování podnikových procesů využívá BM Servis s.r.o. modelovací softwarový nástroj společnosti Sybase PowerDesigner.

Naši konzultanti návštěvou zákazníka a formou konzultací se zainteresovanými pracovníky podniku sbírají informace o fungování stávajícího systému chodu podniku na trhu, monitorují organizační a produkční zajištění firemních procesů a zainteresovanost lidských zdrojů, může být zahrnuto i vyhodnocení stavu a úrovně informačních technologií. Na základě těchto poznatků je zpracován Business Process Model.

Business Process Model (BPM)

Výsledkem procesní analýzy je Business Process Model, který popisuje organizační schéma, prováděné činnosti - operace, procesní skloubení prováděných činností s kompetencemi zaměstnanců a zejména informace, které do procesů vstupují a ovlivňují jejich průběh.

Více o technice BPM píšeme zde.

Optimalizace procesů

Nad sestaveným Business Process Modelem vedeme se zadavatelem kvalifikovanou diskusi, jejímž cílem je analyzovat stávající podnikové procesy a informace, které se k nim vážou, identifikovat kritická místa a navrhnout optimalizované řešení.

Pozornost je třeba soustředit zejména na analýzu informací - kde, kdy a v jaké kvalitě jsou k dispozici a jak ovlivňují průběh procesů, odhalování duplicit, nekompletnost či nekvalita informací při zahájení procesů atd. Tato znalost je klíčová pro úspěšnou revizi procesů a nastavení jejich optimálního chodu.

Zadavatel si je často vědom skutečných či potenciálních problémů, jejichž (možné) dopady potřebuje vyřešit. Konzultanti na základě svých zkušeností mnohdy identifikují další nesrovnalosti, duplicity či nedostatky, o nichž zadavatel třeba ani netuší. Ve vzájemné diskusi vzniká návrh optimalizovaného BPM, který popisuje požadovaný cílový stav firmy.

Součástí návrhu pro zefektivnění a optimalizaci procesů v podniku může být doporučení vhodných technologických a technických nástrojů, např. vhodného informačního či databázového systému, softwarových aplikací či hardwarového vybavení.

Specifikace postupu

Na závěr je vhodné specifikovat postupy pro přechod ze stávajícího stavu do stavu optimalizovaného. Tyto postupy je vhodné popsat a řídit jako projekty, neboť se jedná o jednorázový neopakovatelný proces s přesně stanoveným cílem, rozpočtem, odpovědností a časovým plánem.

Optimalizace klíčových procesů