Jak si vybrat IS?

Při rozhodování o informační technologii a investicích do ní vstupuje do hry několik vnějších a vnitřních faktorů. Vnější souvisí s analýzou užívání IT u konkurentů a s analýzou možné synergie při užívání IT v obchodním řetězci společně s partnery. Vnitřní souvisí s analýzou příležitostí, jak může IT přispět k naplnění podnikatelské strategie, s analýzou, do kterého projektu v IT nejvíce a nejdříve investovat, a s analýzou přínosů a nákladů investice do IT.

Informační potřeby a související trendy v IT

V posledních letech trvale sílí konkurenční boj, a to nejen v rámci České republiky, ale zejména na úrovni mezinárodní. Snaha uspět v tomto boji vede k tomu, že se stále více a více společností obrací do oblasti informačních technologií, pomocí kterých se snaží získat rozhodující konkurenční výhody ve své podnikatelské oblasti. Důvodem je, že si velká část podnikatelské komunity uvědomuje: „Kvalitní a včasné informace přinášejí více peněz.“

V takovémto prostředí samozřejmě dochází k výrazným změnám v informačních potřebách. Jejich naplňování je motorem moderních trendů v IT a na nich postavených IS.

Změny v informačních potřebách

Základním cílem IT se stává podpora podnikatelské oblasti v dosažení konkurenčních výhod. Proto je nezbytné, aby IT byla v tomto duchu implementována nejlépe na základě strategického plánu v plném souladu s podnikatelskou strategií.
V takovéto situaci se očekává, že IT bude poskytovat uživatelům důležité informace, které poslouží jako podklad při rozhodování na úrovni operativní i strategické. V operativní rovině je informační podpora orientována obvykle na rychlost a kvalitu provádění transakcí a dále na on line dostupnost důležitých informací. Rozsáhlost některých transakcí vyžaduje jejich uspořádání do procesů optimalizovaných například na základě projektu reengineering. Ve strategickéa taktické rovině je informační podpora orientována na kvalitu analýzy již dříve získaných informací s důrazem na kvalitu prezentace a variantnost pohledů.
Silně roste závislost celého podnikání na IT, a proto trvale roste tlak na některé její vlastnosti. Dle druhu podpory podnikání je nezbytná její spolehlivost, neboť při jejím výpadku může dojít k pozastavení podnikatelské činnosti nebo k odložení důležitého rozhodnutí, její dostupnost, která zpřístupní informace i při práci v terénu 24 hodin denně, její rychlost i při mohutných objemech dat, která mohou mít i multimediální charakter, její bezpečnost, která nedovolí zneužití informací např. konkurencí, její jednoduchost, která umožní využití informační podpory i nespecializovaným pracovníkům.

Trendy v informačních technologiích

Očekává-li se, že informační technologie přinese konkurenční výhody, je nezbytné, aby byla připravena špičkovými odborníky, kteří zcela jistě nejsou levnou záležitostí. Tyto specialisty není nutné trvale zaměstnávat, a tak se objevuje outsourcing, což je svěření ITspecializované společnosti, nebo využívání služeb externího systémového integrátora, který disponuje specialisty z řady oborů v IT.
Cena takovéto IT obvykle není nízká, což otevírá otázku o riziku a návratnosti investice do IT. Dlouhé váhání s odpovědí způsobí, že již nezískáme konkurenční výhodu, ale naopak musíme konkurenty lopotně dohánět.Tato situace mnohdy vede poskytovatele a uživatele IT k vytvoření aliance s cílem dosáhnout měřitelného přínosu provozem IT. Část odměny poskytovateli je vyplacena dle skutečně dosaženého přínosu.
Razance konkurenčního boje mnohdy vede nejen kekonkurenci společností ale i ke konkurenci celých obchodních řetězců, což samozřejmě vyžaduje užívat IS tak, aby podpořil spolupráci všech zúčastněných společností a aby zvládl situaci, kdy se hranice podporovaného podnikatelského subjektu může dynamicky měnit dle řízené funkčnosti a ne dle právního vymezení. Podobná situace nastává tehdy, má-li více společností shodného majitele.
Požadavek určité jednoduchosti ovládání vyžaduje standardizaci ovládání ve všech užívaných IS, což umožňují IS postavené například na bázi celosvětově převládajícího operačního systému Windows, který dále umožňuje standardní zpracování multimediálních informací a kvalitní prezentaci informací v grafické podobě. Zanedbatelná není ani možnost integrovat další funkce Windows a souvisejících programů (např. z balíku MS Office pomocí rozhraní OLE přímo do aplikační části IS).
Rostoucí nároky na objem dat, spolehlivost a rychlost provozu, bezpečnost proti zneužití a na komunikaci mezi různými i fyzicky vzdálenými IS vedou k budování informační technologie na základě relační databáze, tj. v architektuře klient- server. Ta umožňuje dále zvyšovat kvalitu a parametry uvedených vlastností při investici do hardware jen na serveru a nikoliv na všech stanicích.
Dalším výrazným trendem IT se stává užívání internetu, které podporuje zejména rychlou dostupnost informací. Kromě posílání zpráv e-mail je možno do vlastního aplikačního IS integrovat externí informace umístěné na WWW stránkách a stálé většího významu nabývá i elektronický obchod.
Vznik databázového marketingu a trvalá potřeba analýz a tím i analytického zpracování vede k oddělení transakční (OLTP) a analytické části (OLAP) informačního IS.
Pro analytické zpracování jsou připravovány specializované manažerské systémy EIS nebo MIS na bázi Data Warehousingu.
Pro transakční zpracování jsou připravovány systémy schopné podpořit řízení nejen jednoduchých operací ale i složitých procesů s vysokou dělbou práce, se signalizací připravenosti a ukončení jednotlivých operací v rámci work-flow. V rámci každého druhuprocesu lze obvykle vytyčit řídící tok, prováděné operace, jejich posloupnost, pracovní místa a pracovníky, kteří je vykonávají, ale na druhou stranu zvládne IS i procesy nevytyčené, tj. procesy vzniklé ad hoc. Předchází-li implementaci takovéhoto IS uplatnění organizačních technik jako je BPM (Business Process Modeling) nebo reengineering, je následný přínos pro společnost znatelně vyšší.
Výčet trendů samozřejmě není úplný a chybí v něm zejména nejžhavější novinky, ke kterým je ale obtížné přihlédnout při dnešním výběru IS.

Kolik a kam investovat?

Na tuto otázku samozřejmě nelze obecně odpovědět, a tak alespoň poskytneme několik informací jako podklad k sestavení odpovědi. IS v dimenzi, o jaké se zde hovoří, je určen vždy k podpoře podnikatelských aktivit. Základním cílem jeho nasazení a provozování je napomoci získat nebo posílit konkurenční výhody, které jsou následně zdrojem zisků a úspěchů, oproti ostatním konkurentům. Dle toho, do jaké míry se to informačnímu systému daří nebo do jaké míry se to od něj v budoucnu očekává, jej lze zařadit do některé ze čtyř kategorií (viz obrázek).
Odpověď na jednoduchou otázku „Kolikrát se zlepší podnikatelské výsledky, pokud budeme danou činnost s podporou IS dělat 5krát lépe?“, nám v prvním přiblížení napoví, kam který IS zařadit.

Uvedená kategorizace hraje důležitou roli při rozhodování o investicích do IS a nastavuje jim tyto priority:
investice do IS „vysoký potenciál“, aby se IS stal „strategickým“,
investice do IS „strategický“, aby zůstal strategickým ještě po dlouhé období,
investice do IS „továrna“,
investice do IS „podpůrným“.

Zde je nutné si uvědomit, že jeden a tentýž IS můžev jedné organizaci mít význam „strategický“, zatímco v jiné má význam sotva „podpůrný“, což dokumentuje příklad: „IS o evidenci plánů úklidu“ má jiný význam ve společnosti, která podniká v oblasti úklidu, jiný ve společnosti s rozlehlými prostory a jiný v ostatních společnostech. Podobně je možno nahlédnout i na „IS - účetnictví“.
Základním smyslem kategorizace IS, ale i zde nastíněné a související strategie investování do informační technologie, je upozornit na nebezpečí „vyhození peněz za fakticky nepotřebné“.

Fáze přípravy implementace

Jak je patrné, význam IT pro podnikání trvale roste, ale současně roste i složitost rozhodnutí o investicích do IT. V principu jsou dvě cesty pro toto rozhodnutí: ad hoc nebo na základě analýzy.
Rozhodnutí adhoc probíhá spíše na základě pocitu než na základě rozumu. Ale takovéto rozhodnutí může mít své opodstatnění v kategorii IS, které se chystáme užívat jen jako podpůrné, a i cena je taková, že lze „koupit na zkoušku“, tj.nepodstupujeme žádné riziko.
Rozhodnutí na základě analýzy obvykle vede nejprve k sestavení strategického plánu nasazení prostředků IT a následně k jeho naplnění v praxi. Toto je samozřejmě náročnější jak časově tak finančně, ale pokud je tato investice úměrná očekávaným přínosům, zcela jistě se vyplatí. Analýzu lze doporučit při rozhodování o IS z kategorie vysoký potenciálnebo strategický, tj. zejména tam, kde podstupujeme vysoké riziko (dosažení očekávaného přínosu, návratnost investice apod.) a tomu i přizpůsobit rozsah analýzy.
Výslednými projekty strategického plánu nasazení IT mohou být i projekty organizačního charakteru, jejichž cílem je využít synergického efektu meziorganizováním a IT.

Pokud již máte připravený svůj strategický plán nasazení prostředků IT, víte tedy i jaký resp. jaké IS si pořídit. Též víte, kolik peněz a kam můžete investovat, aby ste je investovali smysluplně, a také víte, kdy a jaké bude mít IT přínosy.
K tomu, aby přínosy byly skutečně dosaženy, je nutno se na podporu informačním systémem připravit i manažersky a organizačně, a to zejména pokud se připravuje implementace rozsáhlých IS, které prolínají celou společnost a předpokládá se, že dojde ke změně průběhu stávajících procesů. - vlastnosti informačního systému, zejména s přihlédnutím k budoucímu rozvoji,
- cena, resp. celkové náklady na vlastnictví informačního systému (včetně vlastních nákladů spojených s jeho provozováním).

Výběr dodavatele

Výběr dodavatele je zřejmě nejdůležitějším bodem výběru IS. Lze říci, že ideální situace pro dodavatele a uživatele IS je taková, kdy jejich vyjednávací síla je rovnocenná („Vašku, nechoď s pány na led!“). Jinými slovy, ekonomicky výrazně silnější dodavatel IS nebude mít zájem „pečovat“ o malého klienta tak jako rovnocenný partner. Podobně ekonomicky výrazně slabší dodavatel IS je silně ekonomicky závislý na uživateli, a tak mu neumožní překlenout ani krátkodobý finanční výpadek nebo nezvládne rozsáhlejší reklamaci na rozdíl od rovnocenného partnera.
Pod optikou těchto informací je nutno nahlížet i narozsah záruk (silný partner poskytne malé, slabý nebetyčné) a jejich reálnou vymahatelnost (silný naplní, slabý partner jen slíbil). V této souvislosti je nutno se zmínit i o značném významu referencí při výběru IS, které jsou vždy více vztaženy k dodavateli než k jeho produktům. S určitou nadsázkou lze říci: „Záruka je dána buď referencí nebo smlouvou.“ Na základě reference je obvykle vymahatelná, smluvní mnohdy ne.

Výběr IS

Jak je patrné z předchozích kapitol, není výstavba informační technologie triviální záležitostí, a to zejména tehdy, pokud očekávané přínosy informační podpory mají strategický charakter. Proto ještě na závěr několik slov k vlastnímu pořízení IS.
Základním podkladem pro výběr IS je strategický plán nasazení prostředků IT, který dle významu přikládanému IT v organizaci může mít charakter od rozsáhlé studie v hodnotě desítek miliónů až po mlhavou představu v mysli kompetentního pracovníka.
Nicméně dle části Diagnóza současného stavu a budoucí strategie IT je nutno limitovat výši investice do IT, aby se nestala nenávratnou. Dle definice požadovaných kategorií informační podpory pro danou podnikatelskou oblast uvedené v téže části plánu je nutno při výběru IS posoudit, zda a jak tuto podporu poskytuje, tj. zda má požadované vlastnosti nebo je lze dosáhnout nastavením jeho parametrů.
Dle části Cílový model je nutno při výběru IS posoudit, zda se jeho informační schopnost shoduje s požadovanou (tj. např.: Na vágní tvrzení „IS sníží skladovací náklady“ reagovat porovnáním jeho fyzického datového modelu s IDM) nebo jí lze dosáhnout nastavením jeho parametrů.
Kromě vlastní informační strategie mohou být některé vlastnosti IS definovány pomocí BPM nebo work-flow a ty je vhodné v rámci výběru náležitě prověřit, neboť úroveň řešení bývá různá. Jedná se zejména o vlastnosti týkající se možností nastavení kompetencí uživatelů v IS (právo přístupu, zápisu, ...) a o vlastnosti týkající se schopnosti podpory firemních procesů a signalizace jejich stavu (připraveno, zahájeno, ukončeno, ...).
Z určitého pohledu lze IS dělit na typové, parametrické a zakázkové. Obecně lze očekávat, že IS zakázkový je schopen nejvíce přispět k získání konkurenční výhody, ale mnohdy jeho cena a náklady na údržbu převýší jeho přínosy nebo je doba vývoje neúměrně dlouhá. Nadruhé straně je cena „tvrdě“ typového IS zanedbatelná, ale obvykle je tomu tak i s jeho schopností přispět k získání konkurenční výhody.
A tak se krom speciálních případů (např. ochrana know-how) jeví jako nejvhodnější, ve smyslu poměru cena/přínos, kombinace typového a zakázkového IS. Ta může být realizována parametrickým IS, který umožní rozdílné nastavení oproti konkurentům a který i při budoucích změnách v podnikání lze stále užívat na základě nového nastavení. Též je možné na zakázku realizovat jen klíčové komponenty pro dosažení konkurenčních výhod a ty propojit s typovým nebo parametrickým IS.
Svět se dnes mění takovým způsobem a takovou rychlostí, že lze říci: "Podnikáme v trvalé změně okolí, produktů, způsobů, ...." A to klade mocný požadavek na dnes snad nejdůležitější vlastnost IS, kterou je schopnost jeho budoucí rozvoj a schopnost přizpůsobení za provozu (nové procesy, změna provádění procesů, ...). A právě v takovéto situaci má velký význam architektura IS s informačním centrem, které nejen řídí probíhající procesy, ale umožňuje i uživatelská nastavení procesů i s jejich restrukturalizací. Povídání o architektuře IS by zcela jistě vydalo na samostatný článek.
Na závěr Vám přeji hodně podnikatelských úspěchů se správně zvolenými IS. Doufám, že se v tomto článku podařilo nastínit určité aspekty jeho volby.

ing. Jaroslav JANDA
ředitel
BM Servis s.r.o.

Jak si vybrat IS?

Firemní informační systémy

pro komplexní, oborově nezávislé, procesní řízení středně velkých firem výrobních, obchodních, projektových či poskytujících služby, případně společností s netypickým druhem činnosti.

BM Servis posiluje kapitálovým vstupem DC Conceptu

BM Servis posílil kapitálovým vstupem společnosti DC Concept s cílem vývoje nové verze informačního systému, ve které by se měly spojit výhody procesního pohledu z IS BM a objektového pohledu z QI. Současně tímto posílením došlo ke zvýšení stability společnosti, což dává garanci, že stávající IS Bílý Motýl může být po celou řadu let dále udržován a rozvíjen včetně poskytování kompletního servisu. BM Servis se také stává implementačním partnerem pro informační systém QI v jihočeském kraji, kde bude IS QI nabízet a implementovat novým zákazníkům.

Seminář /školení Manažerské analýzy a výstupy

Školení pro uživatele informačního systému Bílý Motýl na téma Manažerské analýzy, jejich pojetí a tvorba v IS BM.

Měření spokojenosti zákazníka - uživatelů informačního systému Bílý Motýl

V průbehu jara jsme realizovali průzkum spokojenosti našich zákazníků. Výsledky jsou super!

Kdo má jednu nohu v kanoi a druhou ve člunu, spadne do řeky. Publikujeme v IT Systems a na www.erpforum.cz

O integraci informačních systémů v malých firmách píšeme do IT Systems a na ERP forum.

BM Servis s.r.o.Software, který se vyplatí!

ENGLISHČESKY

optimalizováno pro: Internet Explorer 7+, Mozilla Firefox 3+, Opera 10+