Správa dokumentů
Základní funkce
Funkce pro správu dokumentů (DMS), které vznikají na různých úrovních struktury podniku a které lze prezentovat různými aplikacemi (MS Word, MS Excel, Akrobat Reader, MS Photoshop, MS Internet Explorer, Sybase Power Designer, …) jsou ve firemním informačním systému Bílý Motýl® pojaté procesně.
Přiřazení většiny dokumentů odpovídajícím podnikovým procesům, zabezpečení potřebného toku dokumentů (workflow) v souladu s procesy a pravidly stanovenými v podniku
-
dokument je po ruce právě v okamžiku, kdy jej potřebujete
a stanovení přístupových práv zaměstnanců k podnikovým dokumentům různého druhu.
Procesním pojetím je zabezpečena potřebná informace (dokument) správným lidem, ve správném čase a na správném místě, kde se práce vykonává i s možností sledování způsobu užití a autorizovaného verzování těchto dokumentů při jejich změnách jednotlivými uživateli v čase. Uživateli mají možnost odesílat připojený dokument k procesům automaticky e-mailem.
Správa dokumentace umožňuje i zavedení systému řízení jakosti, využívaní různých aplikací a možnost uživatelsky definovat předlohy sloužící k automatizaci tvorby standardizovaných dokumentů (např. smluv obchodních či pracovních, dopisů s možností aplikace hromadné korespondence, …).
Mezi avantgardní funkce patří možnost definovat schémata XML dokumentů včetně předloh XSLT pro definici formy výstupu. Tímto je umožněno v IS Bílý Motýl® tvořit a spravovat poměrně rozsáhlé dokumentace, na nichž pracuje i několik autorů, s velkým množstvím vnitřních i vnějších vazeb při udržení trvalé integrity dokumentu. Tyto XML dokumenty lze následně pohodlně prohlížet internetovým browserem a to i v rámci informačních panelů IS Bílý Motýl®, kdy z těchto dokumentů lze přímo aktivovat i funkce IS.
Správa dokumentů dále umožňuje řízení celé historie života dokumentu, které může dokument automaticky zakládat, aktualizovat, poskytovat vybraným uživatelům apod. O výsledku je veden a archivován protokol. Mezi takového dokumenty patří i ty, kterými IS komunikuje se státní správou (Evidenční list důchodového pojištění, Přihláška (odhláška) k nemocenskému pojištění, …).
Mezi nejdůležitější vlastnosti správy dokumentů patří její plnohodnotné provázání na ostatní oblasti podnikání.
Soubor dokumentace existující v podniku
- Systémová dokumentace řízení
- základní dokumenty (stanovy, organizační řád, pracovní řád, podpisové vzory, archivační a skartační rád,
- systémové dokumenty (příručka kvality popisující celý systém řízení podniku, směrnice a normy, ve kterých jsou uvedeny všechny podnikové procesy a rovněž i pravomoci a zodpovědnosti zaměstnanců apod.
Operativní dokumentace řízení
- sdělení kolektivních orgánů vedení a vrcholového managementu o svých rozhodnutích,
- příkazy vrcholového managementu, stanovující obvykle dlouhodobé a rozsáhlé úlohy,
- zápisy z porad managementu různých úrovní,
- zdokumentované úlohy a dokumenty související s jejich řešením,
- pracovní dokumentace, metodické návody, pravidla, instrukce apod., ve kterých je uvedeno, jakým způsobem a s pomocí jakých formulářích je potřebné zaznamenat výsledky uskutečněných procesů.
Procesní dokumentace
- dokumentace (záznamy) vznikající po dobu realizace všech podnikových procesů na předem určených formulářích a v souladu se stanovenými pravidly.
Korespondence
- externí dokumentace, jejíž pomocí podnik komunikuje se zákazníky, dodavateli, obchodními partnery, konkurencí, státními, kontrolními a jinými orgány apod.,
- interní dokumentace, jejíž pomocí jednotlivé podnikové útvary nebo zaměstnanci komunikují mezi sebou.
Specifické dokumenty
- vzdělávací materiály a materiály pro zkoušení zaměstnanců.
Vyzkoušejte prezentaci
Zajímají vás detaily našich informačních systémů? Potřebujete odpovědi na zvídavé otázky? Napište nám e-mail a dohodněte si prezentaci právě pro Vás.
Motto:
„Informační systém musí být schopen podpořit rostoucí a měnící se informační potřeby v podnikatelské oblasti i změny v organizování společností při využití technologických standardů.“
Co lze očekávat od IS Bílý Motýl?
Zlepšení informační podpory a řízení firemních procesů. Detailní a aktuální přehledy o hospodaření podniku. Obchodování s věrohodnými partnery. Nástroj proti selhání lidského faktoru. Maximalizace zisku pomocí nastavení IS. Podmínky pro vývoj a růst podnikání. Návratnost investice do IS.
Platnost Certifikátu ČSN EN ISO 9001:2009
Platnost Certifikátu ČSN EN ISO 9001:2009
Funkcionalita IS Bílý Motýl – prověřena auditorem
Funkcionalita IS Bílý Motýl je v souladu s platným zákonem o účetnictví a daních.
