Projektové řízení jako integrální součást EPP


Změna je život.


Snad každá obchodní společnost, ale i jiné instituce, během své existence prochází určitými změnami, které si buď vynucuje okolní svět anebo jimi chce zlepšit své fungování. Pokud tyto změny neprobíhají zcela chaoticky, pak jsou řízeny a tak se na jejich realizaci uplatňují alespoň některé prvky projektového řízení. Je tedy důvod se zabývat metodami projektového řízení a případnou podporou projektového řízení i ze strany informačních systémů.

Projekt lze definovat jako jedinečný neopakovatelný proces, který se skládá z řady elementárních činností či úkonů, který má daný čas zahájení a ukončení, který směřuje k dosažení určitého cíle a který se musí vyrovnat s omezeným časem, náklady a zdroji. Projektem může být například:


Jednotlivé projekty velmi často nejsou zcela nezávislé, některé projekty z výše uvedených příkladů však mohou být součástí jiného většího projektu, například projektu „Zvýšení produktivity organizace o 10 procent“, podobně součástí projektu „Přechod na procesní řízení“ může být projekt „Pořízení procesně orientovaného IS“ apod. Kromě standardních projektů musíme umět projektově řídit i „ve velkém“, tedy celé skupiny projektů jako projekt.

Podstatou projektového řízení je plánování projektu a řízení jeho realizace, včetně řízení změn a rozporů mezi plány a realitou. V rámci plánování projektu se sestavuje několik projektových plánů, které lze rozdělit takto:

 

Řízení realizace projektu fakticky znamená udržet na plánované úrovni „trojimperativ“ projektu (viz obrázek),: 


 

Je zřejmé, že smysluplná změna na některé ose trojimperativu kvalitního projektového plánu, vyvolá i změny na osách jiných. Zejména zvýšení rozsahu či kvality předmětu projektu vyvolá zvýšení nákladů a obvykle i posun termínu dokončení.

V praxi není výjimkou, spíše je běžné, že realizace projektů se značně rozchází s projektovými plány, takže končí se zpožděním, nenaplňuje zcela cíl a očekávání a navíc významně překračuje původní rozpočet

(Vloni jsem napsal pro IT Systems článek o kritických místech ERP projektů, kde jsem použil slavný citát slavného pruského generála Helmuta von Moltkeho: „Žádný plán nepřežije střetnutí s nepřítelem.“ Ten člověk byl zřejmě prvním projektovým manažerem).


Co je příčinou? Lze příčiny správně identifikovat, aby došlo k poučení? Velmi pohodlné je od boku říci, že projekt byl špatně řízen, že neměl dostatek zdrojů, že byl obsazen neschopnými pracovníky, že účastníci nebyli dostatečně motivováni, …, že prostě někdo něco při realizaci projektu udělal špatně.

To ovšem nemusí být vždy pravda, neboť k problémům dochází i při dobře řízené realizaci projektu. Často je totiž významný rozdíl mezi tím, v jakém rozsahu byly činnosti plánované a v jakém rozsahu byly činnosti realizované. Objevují se vícepráce. A obvykle je pravdou, že činnosti realizované navíc nebylo možné pro dosažení cíle vynechat – projekt byl tedy špatně naplánován. Nejčastější příčinou špatného plánování projektu bývá:

  1. Podcenění rizik, tedy nebyla v projektu plánována preventivní opatření ani potřebné rezervy na případná nápravná opatření při nenadálých situacích. Například došlo k nepředpokládaným změnám reálného světa (konkurence, státní správa, vliv jiných souvisejících projektů, …), na které se muselo v projektu reagovat. A to obvykle pod časovým tlakem - jenže unáhlené rozhodnutí nemusí být (a často není) to nejlepší. I mistr tesař se někdy utne.
  2. Předmět projektu byl nedostatečně či nepřesně specifikován, tedy i navazující projektové plány nebyly správné. Toto je identifikováno až v průběhu projektu, mnohdy těsně před jeho dokončením, takže se musí řada činností provádět opakovaně s dalšími náklady, další nové činnosti se musí realizovat navíc, aneb jedna chyba sto jiných za sebou táhne, - a frustrace všech účastněných je nevyhnutelná.

Jak se vyvarovat podobných chyb v plánování projektu?

Ad 1) Kdo je připraven, není ohrožen.

reventivní práce s riziky nám zajistí, že v případě jejich projevu nejsme zaskočeni a dokážeme na ně s chladnou hlavou a ihned reagovat třeba navýšením rozpočtu, změnou harmonogramu, změnou kvality a rozsahu předmětu projektu anebo i zastavením projektu.

Ad 2) Formuluj přesně.

Kvalitní specifikace předmětu projektu nám usnadní správné sestavení zbývajících projektových plánů. Čím přesněji je specifikován předmět projektu, tím přesněji je možné specifikovat plánovaný rozsah prací a jejich strukturu, také tím významně roste pravděpodobnost, že projekt bude možné úspěšně řídit k naplnění výchozích představ. Skutečně se můžeme vyhnout zbytečným nákladům navíc a v cíli mohou být naplněna očekávání. Je tedy zřejmé, že jedině přesně specifikovaný cíl projektu popsaný detailními a přesnými parametry umožní správné a plnohodnotné plánování a tedy i následné řízení projektu – je tedy i základem projektového řízení.

Na druhou stranu je třeba zmínit, že u projektů určitého typu nelze na jejich počátku přesně specifikovat všechny parametry, neboť se budou určovat až na základě dílčích výsledků projektu – význam řízení rizik, jako disciplíny projektového řízení, pak velmi stoupá.


IT a projektové řízení


Pokud se budeme zabývat podporou projektového řízení ze strany informačních technologií, pak nás musí zajímat, jak je podporován každý směr trojimperativu a jak je projektové řízení integrované v rámci firemního informačního systému (obvykle ERP) do firemních procesů.

SW a trojimperativ

Začneme-li pátrat, co nabízí informatický trh pro podporu projektového řízení, najdeme rychle řadu nástrojů (častěji solitérních) pro dva ze tří aspektů trojimperativu:


V předchozí části tohoto článku jsem však uvedl, že za nejdůležitější pro projektový plán považuji třetí aspekt, a to

Zde už to s IT podporou tak slavné není, a proto se na to trochu zaměříme.
Při prvním pohledu na předměty projektu (cíle) je patrné, že jsou velmi různorodé. Nelze tedy dopředu připravit množinu všech typových parametrů, kterými by se dal každý předmět projektu popsat. Navíc některé parametry se uplatní jen v závislosti na jiných parametrech.

Můžeme si tuto skutečnost dokumentovat na následujících dvou příkladech.

Příklad 1 - vydání knihy

Vydání knihy je typický příklad řízeného projektu. Na základě stanovení tématu pro určitou cílovou skupinu a po nalezení vhodného titulu je nutno co nejpřesněji formulovat výsledný cíl projektu – hotovou knihu.


Příklad 2: Event – akce pro zákazníky

Typická zakázka pro marketingovou agenturu, řízená jako projekt, jehož základem musí být co nejpodrobnější scénář výsledné akce s popisem všech detailů a variant.
Detailní představa výsledné knihy, resp. eventu je pak východiskem pro rozplánování ostatních částí projektu (jak, s kým, kdy a za kolik).
Nakladatel i produkční agentura si logicky budou chtít popsat cíl svého projektu zcela odlišnými parametry. Měli by tedy mít možnost si parametry sami vymyslet a v systému sami vytvořit.

Co by tedy měl software (informační systém - ERP) umět pro popis cíle projektu

 


Příklady:
Kniha: ilustrace (počet, styl, ilustrátor, formát, barvy..), podoba knihy (vazba, papír, typ písma, formát…), marketingové faktory (anotace, obálka, cena, PR info, náklad…) atd.
Event: místo (lokalita, velikost, ubytování, doprava…), občerstvení (úroveň, množství, složení…), hudba (styl, délka produkce, velikost tělesa…), program (počet vstupů, typ vstupu, délka…), propagace (plakáty, pozvánky, inzerce…) atd.


Příklady:
Kniha: projekt „Vydání knihy“ lze dále rozdělit na další podtypy, například vydání paperbacku, knihy v pevné knižní vazby nebo elektronické knihy. Každá tato varianta na sebe váže změnu parametrů i v ostatních skupinách (jiné ilustrace, jiný papír, jiná cena, jiné PR…)
Event: „suchá“ a „mokrá“ varianta, tzn. příprava akce pro slunečné a deštivé počasí. Souvislost přesného popisu cíle projektu a řízení rizik (viz výše) je zde nasnadě.

Všechno souvisí se vším.

Projektové řízení nevisí ve vakuu, naopak velmi intenzivně souvisí s ostatními firemními procesy, které v dané organizaci běží a jsou spravovány/řízeny firemním ERP, například:


Ale vše může být i naopak, tedy procesy projektového řízení budou iniciovány a řízeny z jiných firemních procesů, například: Je-li podnikatelskou oblastí kusová zakázková výroba, pak každý obchodní případ musí být individuálně posouzen (konstrukce, použitý materiál, způsob dopravy, stanovení ceny atd.), a to není nic jiného než projekt, jehož cílem je návrh výrobku včetně ceny. Takže z obchodního procesu (např. poptávka – projekt – nabídka) se iniciuje, tedy zakládá, plánuje a následně řídí proces „Návrh zakázkového výrobku“, který svým pojetím odpovídá projektovému řízení.

Nastíněná souvislost projektového řízení a ostatních firemních procesů vyžaduje určitou integraci projektového řízení a ERP, která musí zejména zajistit:


Rozsah požadavků na integritu mezi řízením procesů a ERP systémem je skutečně netriviální a zřejmě není snadné je vždy naplnit. Faktem je, že o smysluplné integraci je možné hovořit pouze v případě, že ERP systém je procesně orientovaný.
Ideální zřejmě je, pokud je projektové řízení součástí ERP systému jako jeden z modulů. V opačném případě jsou kladeny vysoké nároky na integrační možnosti ERP systému a systému projektového řízení anebo se budou údaje zadávat duplicitně se všemi negativy, které duplicitní data představují.

Závěr

Výše uvedené skutečnosti lze závěrem shrnout do dvou doporučení, která by měl vzít v úvahu každý, kdo chce skutečně uplatnit projektové řízení v praxi.

Doporučení první

Nepodceňujte přesnou specifikaci cíle a jeho popis detailními strukturovanými parametry. Ušetříte si řadu překvapení a rozčarování.

Doporučení druhé

Neizolujte řízené projekty od ostatních, „běžných“ firemních činností. Teprve v synergii s ostatními firemními procesy se projektové řízení stává silnou zbraní.

A co vy? Řídíte některé oblasti své činnosti projektově (nebo byste řídit měli/chtěli)? Máte k tomu účinné nástroje, které vám pomohou, zejména se specifikací předmětu projektu?
Rádi s Vámi prodiskutujeme, co byste potřebovali a navrhneme Vám řešení.

Procesní informační systém - dvojí výhoda pro vás.  Přesvědčte se!

 

Článek byl publikován v časopise  IT Systems 4 / 2016 a nebo si jej můžete přečíst zde,  na portále www.systemonline.cz .

 

Další články:

Logistické procesy pod kontrolou

ERP systémy - branžové řešení versus obecný informační systém

Napojení výrobních procesů a EPR

Dynamické plánování výrobních zakázek a související logistika

Když zjistíš, že jedeš na mrtvém koni, sesedni.

Výrobní workflow, aneb procesní pohádka

Optimalizace skladů v obchodních a výrobních firmách

Všichni do cloudu? A proč?

Více o informačním systému Bílý Motýl®

Blog > Projektové řízení jako integrální součást ERP

Motto:

Vaše know-how je vaše konkurenční výhoda. My se přizpůsobíme.

Co lze očekávat od IS Bílý Motýl?

Každá implementace procesního informačního systému  Bílý Motýl® je unikátní  - pro každého uživatele nastavujeme operace a procesy individuálně podle jeho specifických potřeb a požadavků. V tom spatřujeme výhodu informačního systému Bílý Motýl®, výhodu pro Vás a svou výhodu na trhu informačních systémů.

Seminář /školení Projektové řízení pro všední den 31. 8. 2017 Letní soustředění

Když se někdy začteme do článků na internetu nebo v novinách, máme dojem, že VŠECHNO je projekt. Projekty mají hvězdy showbusinessu, kuchaři, obchodníci, start-upers... Ne že by to nebylo možné - vydání desky nebo kuchařky, uvedení nového výrobku nebo firmy na trh, to všechno se skutečně jako projekt řídit může, ba dokonce by mělo. Nejsme si ale jistí, že tomu tak je - a že všichni aktéři jsou doopravdy znalí principů a metod projektového řízení a že je používají. Pro ty, kdo by skutečně chtěli o projektovém řízení něco dozvědět, jsme připravili seminář zaměřený na principy, výhody a možnosti využití projektového řízení, v návaznosti a napojení na ostatní firemní procesy.

Seminář /školení Procesní řízení pro všední den 21. 9. 2017 Podzimní příprava

Procesní řízení je nejlepší, nejpřirozenější a nejefektivnější způsob řízení firmy. Neexistuje organizace, pro kterou by nebylo vhodné. Chcete si utřídit své vědomosti o procesním řízení, dozvědět se něco nového a nahlédnout Vaši firmu zase z jiného úhlu? Procesním řízením ve firmách zabýváme už 27 let, takže teorii podáváme s ohledem na její skutečné uplatnění ve firemní praxi.

Letní konzultace: Optimalizace klíčových business procesů

Dvoudenní konzultace ke stavu firemních procesů

Seminář /školení Procesní řízení pro všední den 20. 7. 2017 Letní soustředění

Procesní řízení je nejlepší, nejpřirozenější a nejefektivnější způsob řízení firmy. Neexistuje organizace, pro kterou by nebylo vhodné. Chcete si utřídit své vědomosti o procesním řízení, dozvědět se něco nového a nahlédnout Vaši firmu zase z jiného úhlu? Procesním řízením ve firmách zabýváme už 27 let, takže teorii podáváme s ohledem na její skutečné uplatnění ve firemní praxi.

BM Servis s.r.o.Software, který se vyplatí!

ENGLISHČESKY

optimalizováno pro: Internet Explorer 7+, Mozilla Firefox 3+, Opera 10+