Klíčové vlastnosti informačního systému z hlediska malé firmy

15.8.2016

Z pohledu ekonomů je malá firma charakterizována počtem zaměstnanců a ročním obratem. Z hlediska výběru, zavedení a správy informačního systému jsou ale pro malé firmy podstatné jiné typické rysy. Především zde obvykle není zaměstnanec, který by se věnoval výhradně informačním technologiím, natož pouze IS. Řada zaměstnanců v malé firmě plní celou řadu rolí a nemají téměř žádný čas na zavádění IS a obvykle ani na přípravu zavedení IS. Malá firma má také obvykle jen jednu - dvě podnikatelské oblasti, takže téměř každý se musí zaměřit na klíčové procesy, kterých nebývá mnoho. Typický je zde také omezený počet dodavatelů či odběratelů a historicky vytvořené velmi těsné vazby na některé z nich. Co z uvedených vlastností plyne pro volbu vhodného informačního systému malé firmy?

 
Nejprve je třeba si položit základní otázku: Proč potřebuje malá firma informační systém? Je to „nutné zlo“ anebo „konkurenční výhoda“?

Varianta první
Jen nutné zlo

Každý musí vést povinné účetnictví, DPH, mzdy atd. Pokud není jiný důvod pro pořízení IS, pak stačí nějaká levná krabice. Anebo ještě lépe outsourcovat celou aktivitu k účetní firmě. Máme-li vlastní účetní, nechť si vybere něco, co zná. V každém případě by věci kolem IS měly být rychlé, levné a bezbolestné. Jediné, čemu stojí za to věnovat pozornost, je případná možnost budoucí integrace (webservices, možnost automatického importu/exportu dat, …). To pro případ, že v budoucnosti nastane situace číslo 2, tedy potřeba získat konkurenční výhodu.

Varianta druhá
IS jako nástroj konkurenceschopnosti

Co musí splňovat IS, aby přinesl konkurenční výhodu, je předmětem řady jiných článků. Pro úplnost jen připomeňme tři (z našeho pohledu zásadní) vlastnosti:

  • procesní pojetí (zejména v klíčových procesech),
  • možnost vnesení vlastního know-how (nespoléhat se na branžová řešení),
  • rychlá přizpůsobitelnost, a to i v čase dle měnících se požadavků.

Zaměřme se však v souladu s tématem na vlastnosti, které by měly u IS typicky „navíc“ hledat malé firmy. Vyjděme přitom z charakteristik, uvedených v úvodu:

1. Ve firmě není interní správce IT. Je tedy nutno minimalizovat úsilí vynakládané na správu IS. K tomu napomůže:

  • možnost externí správy pomocí vzdáleného přístupu,
  • automatická archivace (zajištění bezpečnosti dat),
  • při problému automaticky odeslání mailu (SMS) externímu správci,
  • aktualizace dle legislativy či jiných nových nastavení bez nutnosti složité instalace, např. technicky pomocí webových služeb, lidsky volbou ze seznamu novinek.

2. Malá kapacita na zavádění IS. V malé firmě obvykle není čas ani kapacita stěžejních pracovníků věnovat se systematické analýze a plánování implementace. Proto IS musí umožnit:

  • základní zprovoznění v obecném nastavení,
  • a zejména následné procesní přizpůsobení, neboť teprve s užíváním informačního systému budou všichni schopni ale i nuceni formulovat své požadavky.

3. Soustředění na klíčové procesy. Na procesy se můžete soustředit jen v dobře vymyšleném procesním informačním systému. Ať jste malí nebo velcí. To ovšem neznamená jen to, že IS umí překlopit dodací list do faktury - ale o procesním řízení si můžete taky počíst jinde. Malá firma má výhodu, že klíčových procesů není moc , obvykle je aspoň někdo dokáže dobře popsat a lze nad nimi bez větších potíží udržet (i dlouhodobě) komplexní nadhled. Není nijak složité určit kompetence i rozpočty procesů a přiřadit jim potřebná data. V malé firmě je však typicky potřeba také pamatovat na to, že se musí nějak zajistit i procesy neklíčové, které jsou často outsourcovány (účetnictví, sklady a logistika...). Tedy hledat takový IS:

  • který umí zajistit integraci s IS outsourcingové společnosti ideálně on line (webservices),
  • v němž mohou pracovat pracovníci outsourcingové společnosti například prostřednictvím vzdáleného přístupu,
  • jenž umožní maximální automatizaci (automatické účtování, …) v návaznosti na údaje klíčových procesů.

4. Omezený počet dodavatelů či odběratelů s úzkými důvěryhodnými vazbami. Tuto skutečnost lze dobře využít a navázat spolupráci na úrovni IS, například:

  • vzájemná integrace s IS obchodních partnerů,
  • možnost částečného využití jejich IS (např. výrobce má jako webservice „konfigurátor výrobku“, který zkalkuluje cenu – náš IS umí tuto jeho funkci automaticky využít do nabídky konečnému zákazníkovi),
  • využití čárových kódů dodavatelů ideálně se současně poskytnutým souborem (anebo lépe webservices), obsahujícím údaje o tom, co dodávají a jak je to označené.

Závěr

Na závěr pro Vás máme myšlenku, kterou sice nevyslovil žádný informatik, nicméně je i v našem oboru a ve výše uvedeném kontextu velmi dobře použitelná. „Hádanky jsou staré a odpovědi k nim jsou také staré. A mnohé ty odpovědi jsou dobré a správné. Ale tobě budou správnými, když je pochopíš sám a v okolnostech svých, jen sobě vlastních“ (Tomáš Garrigue Masaryk).

 

Publikováno v časopise IT Systems 6/2015 (Small Business Solutions I). a na zřejmě nejčtěnějším oborovém portálu www.systemonline.cz.

 

Další články:

Kontrolní hlášení DPH očima informatika

Kontrolní hlášení DPH

Když zjistíš, že jedeš na mrtvém koni, sesedni.

Výrobní workflow, aneb procesní pohádka

Exekuce ze mzdy

Optimalizace skladů v obchodních a výrobních firmách

Všichni do cloudu? A proč?

Blog > Klíčové vlastnosti informačního systému z hlediska malé firmy

Firemní informační systémy

pro komplexní, oborově nezávislé, procesní řízení středně velkých firem výrobních, obchodních, projektových či poskytujících služby, případně společností s netypickým druhem činnosti.

Informační systém QI v jižních Čechách - prezentace ERP

Zveme Vás na prezentaci firemního informačního systému QI - špičkového ERP pro řízení firem.

Vánoční večírek 2017

Vánoční večírek firmy BM Servis, tentokrát v Originál pivnici Budvarka. Jaké to bylo?

BM Servis posiluje kapitálovým vstupem DC Conceptu

BM Servis posílil kapitálovým vstupem společnosti DC Concept s cílem vývoje nové verze informačního systému, ve které by se měly spojit výhody procesního pohledu z IS BM a objektového pohledu z QI. Současně tímto posílením došlo ke zvýšení stability společnosti, což dává garanci, že stávající IS Bílý Motýl může být po celou řadu let dále udržován a rozvíjen včetně poskytování kompletního servisu. BM Servis se také stává implementačním partnerem pro informační systém QI v jihočeském kraji, kde bude IS QI nabízet a implementovat novým zákazníkům.

Seminář /školení Manažerské analýzy a výstupy

Školení pro uživatele informačního systému Bílý Motýl na téma Manažerské analýzy, jejich pojetí a tvorba v IS BM.

BM Servis s.r.o.Software, který se vyplatí!

ENGLISHČESKY

optimalizováno pro: Internet Explorer 7+, Mozilla Firefox 3+, Opera 10+