Kdy přejít na komplexní ERP?

 

Když zjistíš, že jedeš na mrtvém koni, sesedni

15. 12. 2015

Zní to logicky, navíc lze celkem bezpečně poznat, že kůň je mrtvý. Tento článek jsme věnovali úvahám, jak rozpoznat mrtvého koně v případě informačních systémů a jak zajistit nadále plynulou jízdu.

Vývoj stavu informačních technologií v závislosti na vývoji firmy zahrnuje řadu stadií, jejichž přechody jsou víceméně skokové. Od krabic s doklady, které nosíme k externí paní účetní, a lístečků na stole pokročíme do vyššího stadia rozhodnutím o pořízení informačních technologií vlastních. V tomto stadiu postupně nakupujeme rozličná krabicová řešení pro základní agendy (účetnictví, fakturace, sklady), pronajímáme si různé cloudové aplikace pro agendy dílčí (CRM, Správa dokumentů, Řízení projektů...) a vytváříme důmyslné tabulky v Excelu pro agendy specifické.

Toto objevitelské a malebně různorodé stadium však obvykle také jednou skončí, náš informatický kůň doběhne do cíle a zpěněný zemře. Tehdy nastane čas pořídit si komplexní ERP systém.

Na rozdíl od Dakotů často odmítáme vidět mrtvého koně. Zkusme tedy identifikovat příznaky, které by nás k uvědomění potřeby vyššího stadia - tedy komplexního ERP systému - měly dovést.

Příznak první – integrita informací

Prvním příznakem mrtvého koně v podobě informačního systémů je, když se objevují rozpory mezi evidovanými údaji a realitou. Např. údaje v účetnictví se liší od údajů v primárních systémech či od údajů získaných při fyzické inventuře. Týká se to například zmetků ve výrobě, kdy se informace o nich občas do účetnictví nedostane, nebo materiálu ve skladu, kdy se zapomene fyzicky vydaný materiál účetně odepsat atd. Tento nesoulad se samozřejmě promítá do celkových finančních analýz, které z účetnictví získáváme, znesnadňuje či docela znemožňuje přesný controlling a manažerská rozhodování se začínají ocitat „na vodě“. K těmto chybám dochází jednak vinou nekonzistentních či nedostatečně funkčních informačních systémů, jednak chybou obsluhujícího personálu, jenž nemá ve stávajících informačních systémech dostatečnou podporu, ale také jako důsledek rozdílné metodiky používané pro účetnictví a pro primární procesy firmy. V technologicky a programově nesourodém prostředí lze těžko aplikovat procesní řízení a díky jeho absenci se údaje často poztrácejí či zkreslí.

Podobným varovným příznakem je, když se údaje vykázané v jednotlivých měsících liší od celkově realizovaných. Příkladem může být situace, kdy v následujícím měsíci je zrušena objednávka z měsíce předchozího, či je na ni dodatečně poskytnuta sleva, což se už ve zpětném výkazu nijak neprojeví. Jsou-li přitom obchodníci odměňováni podle výše objednávek v daném měsíci, může tato disproporce přinášet neopodstatněné náklady, nemluvě opět o zkreslujícím pohledu na skutečnou výkonnost firmy.

Varováním by mělo také být, když se údaje udávané normou liší od dosahované skutečnosti. Například:

  • celková spotřeba materiálu neodpovídá normované spotřebě odpovídající produkci. Kam se poděl? Ztratil se? Plýtváme? Máme špatné normy? Bez podpory ze strany IS se obtížně hledá správná odpověď.
  • plán projektu je z hlediska mzdových nákladů významně přešvihnut. Jsou na projektu skutečně jen relevantní mzdové náklady? Byl plán korektní? Flákali se účastníci? Kdo to ví…?

Příznak druhý – sdílení informací

Co je slyšet ve firmách, kde vázne předávání informací mezi lidmi? „To mi nikdo neřekl“, „Já ti to přece říkal“, „Nevím, jak se to (že se to) dělá“, „Celý den tu lítám a nic jsem pořádně neudělal“, „Kdo to má na starosti?, „Já za to nemůžu“... Důsledkem nepřesného „putování“ informací už není „jen“ nepříjemný zmatek, ale vážnější chyby ve vztahu / v dodávkách k zákazníkovi (dodá se něco jiného, v jiném balení, v jiné kvalitě, v jiném termínu…), a tudíž i ohrožení dobré pověsti firmy. Vinou neustálého dohadování a nedostatečného dořešení odpovědnosti za problémové situace se atmosféra ve firmě naklání k nervozitě a vzájemné nedůvěře.

Příznak třetí – rozsah a dostupnost informací

Firmu pochopitelně brzdí, pokud je některé informace obtížné a/nebo nemožné přehledným způsobem evidovat a tudíž použitelným způsobem vyhodnocovat. Jedná se například o záznam, z čeho se vyrobil reklamovaný výrobek (z které dodávky materiálu, od jakého dodavatele, jaké šarže...). Nebo co si minule objednal daný zákazník, jaká specifika požadoval a jaký z toho byl ekonomický profit.

Příznak čtvrtý – bezpečnost

Ztráta nebo zneužití informací může firmu významně poškodit. Proto je třeba uvážit následující rizika:

  • Nebezpečí ztráty informací – jak pečlivě a často a kam se archivují data (např. Excelové tabulky)? Jak snadné je nedopatřením přepsat a uložit mylné údaje či smazat soubor? To se snad stalo už každému z nás, otázka je, jaký důsledek to kdy má.
  • Nebezpečí zneužití – některá data představují konkurenční výhodu. Jak máme chráněny citlivé informace? Kdo k nim má přístup a jak je sledováno, kdo s nimi kdy nakládal?

Jestliže cítíme potřebu klást tyto otázky a odpověď na ně nás neuspokojuje, je na čase uvažovat o jiném řešení.

Příznak pátý – technická nedostatečnost

Mrtvého koně lze v případě informačních systémů rozpoznat také podle toho, že současné řešení firmu technicky omezuje v dalším rozvoji. Neumožní nám elektronickou (a tedy automatizovanou) komunikaci se státní správou, s dodavateli a odběrateli, nelze do něj integrovat řešení postavená na vyšších technologiích (e-shop, čárový kód), neumožňuje přístup z mobilních zařízení atd. V takovém případě vnímáme nutnost přechodu na komplexní ERP systém jako technicky nutné zlo. I zde ovšem platí, že všechno zlé je pro něco dobré.

Příznak šestý – informace jako konkurenční výhoda

Je třeba konat, pokud ve firmě cítíme, že bez lepší informační podpory se nemůžeme dál zlepšovat. Neumíme například poskytnout zákazníkovi lepší službu, jejíž součástí je:

  • rychlejší a kvalitnější komunikace – například při sestavení cenové nabídky, která vyžaduje koordinaci několika oddělení, informovanost o stavu rozpracované dodávky, pružná reakce na změnu zákazníkova přání,
  • personalizace vztahu – kvalitní CRM systém propojený s ekonomickou agendou a obchodním modulem poskytuje komplexní přehled o zákazníkovi, jeho „hodnotě“ pro firmu a podklad pro jednání,
  • rychlejší a sofistikovanější dodávky – průběžně doplňované skladové zásoby díky dokonalému přehledu, případně propojení informačních systémů s ostatními účastníky dodavatelsko-odběratelského řetězce, možnost zákaznických specifik v dodávce (individuální balení, značení, odlišnost v detailech – barevnost, povrchová úprava...) apod.

Je také třeba sesednout z mrtvého koně, když jsme přetíženi operativou na úkor koncepčních činností (marketing, plánování, inovace). Ztrácíme hodně času a energie řešením běžných situací, duplicitním evidováním informací v různých formátech, hledáním informací, komunikací s kolegy. Přesné a konzistentní informace by nám přitom umožnily věnovat se konstruktivním a perspektivním pracem. Přesná a řízená organizace práce, jejímž důsledkem bude plynulý tok zakázky firmou (obecně plynulý chod všech firemních procesů) by nám umožnila snížit náklady a tedy zvýšit zisk.

Shrnutí

Všechny výše uvedené příznaky indikují potřebu přechodu ke komplexnímu, integrovanému ERP systému. Tato potřeba/nutnost je obvykle důsledkem přirozeného a chvályhodného vývoje firmy (růst počtu zakázek, nové produkty, nová technologie výroby, pobočky, nové prodejní / distribuční kanály…), ale například i zostřujícího se tlaku konkurence (zvyšování kvality, snižování cen), tlaku vlastníků na vyšší zisk, nebo zvyšujících se nároků státní správy (bohužel).

V každém případě firmu čeká nelehké rozhodnutí, nesnadný výběr informačního systému (ERP) a ještě méně snadný přechod. Jak postupovat a čemu se vyhnout, to je téma na jiný článek. Pro tentokrát si dovolím jen připomenout zásadu, že nově pořízený kůň by vás měl nést dlouho, poslušně, tam, kam chcete vy, nikoli on, a časem možná i do krajů, o nichž dnes třeba ani nevíme.

Vyskytují se ve Vaší firmě některé z výše popsaných příznaků? Pak možná nastal čas zvážit pořízení nového koně. Informační systém Bílý Motýl® je integrovaný komplexní ERP systém vhodný pro střední a větší podniky. Podívejte se, v čem Vám může pomoci.

Pořád si nejste jisti, jak moc je Váš kůň živý, umírající či mrtvý? Možná potřebujete Analýzu potřeb a pomoc při sestavení plánu rozvoje IT, případně poradit s Analýzou podnikových procesů a jejich optimalizací. Bez obav se na nás obraťte, výsledek naší práce můžete využít při pořízení jakéhokoli informačního systému.

Procesní informační systém - dvojí výhoda pro vás.  Přesvědčte se!

 

Článek byl publikován v časopise IT Systems Small Business Solutions II / 2015 a na portále www.systemonline.cz


Další články:

Logistické procesy pod kontrolou

ERP systémy - branžové řešení versus obecný informační systém

Napojení výrobních procesů a EPR

Dynamické plánování výrobních zakázek a související logistika

Když zjistíš, že jedeš na mrtvém koni, sesedni.

Výrobní workflow, aneb procesní pohádka

Optimalizace skladů v obchodních a výrobních firmách

Všichni do cloudu? A proč?

Kontrolní hlášení DPH očima informatika

Exekuce ze mzdy

Klíčové vlastnosti informačního systému z hlediska malé firmy

Optimalizace skladů v obchodních a výrobních firmách

Všichni do cloudu? A proč?

 

Blog > Když zjistíš, že jedeš na mrtvém koni...

Motto:

Vaše know-how je vaše konkurenční výhoda. My se přizpůsobíme.

Co lze očekávat od IS Bílý Motýl?

Každá implementace procesního informačního systému  Bílý Motýl® je unikátní  - pro každého uživatele nastavujeme operace a procesy individuálně podle jeho specifických potřeb a požadavků. V tom spatřujeme výhodu informačního systému Bílý Motýl®, výhodu pro Vás a svou výhodu na trhu informačních systémů.

Seminář /školení Projektové řízení pro všední den 31. 8. 2017 Letní soustředění

Když se někdy začteme do článků na internetu nebo v novinách, máme dojem, že VŠECHNO je projekt. Projekty mají hvězdy showbusinessu, kuchaři, obchodníci, start-upers... Ne že by to nebylo možné - vydání desky nebo kuchařky, uvedení nového výrobku nebo firmy na trh, to všechno se skutečně jako projekt řídit může, ba dokonce by mělo. Nejsme si ale jistí, že tomu tak je - a že všichni aktéři jsou doopravdy znalí principů a metod projektového řízení a že je používají. Pro ty, kdo by skutečně chtěli o projektovém řízení něco dozvědět, jsme připravili seminář zaměřený na principy, výhody a možnosti využití projektového řízení, v návaznosti a napojení na ostatní firemní procesy.

Seminář /školení Procesní řízení pro všední den 21. 9. 2017 Podzimní příprava

Procesní řízení je nejlepší, nejpřirozenější a nejefektivnější způsob řízení firmy. Neexistuje organizace, pro kterou by nebylo vhodné. Chcete si utřídit své vědomosti o procesním řízení, dozvědět se něco nového a nahlédnout Vaši firmu zase z jiného úhlu? Procesním řízením ve firmách zabýváme už 27 let, takže teorii podáváme s ohledem na její skutečné uplatnění ve firemní praxi.

Letní konzultace: Optimalizace klíčových business procesů

Dvoudenní konzultace ke stavu firemních procesů

Seminář /školení Procesní řízení pro všední den 20. 7. 2017 Letní soustředění

Procesní řízení je nejlepší, nejpřirozenější a nejefektivnější způsob řízení firmy. Neexistuje organizace, pro kterou by nebylo vhodné. Chcete si utřídit své vědomosti o procesním řízení, dozvědět se něco nového a nahlédnout Vaši firmu zase z jiného úhlu? Procesním řízením ve firmách zabýváme už 27 let, takže teorii podáváme s ohledem na její skutečné uplatnění ve firemní praxi.

BM Servis s.r.o.Software, který se vyplatí!

ENGLISHČESKY

optimalizováno pro: Internet Explorer 7+, Mozilla Firefox 3+, Opera 10+